Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

СЗВ-СТАЖ информирует Пенсионный фонд о застрахованных лицах, которые закреплены за работодателем. В составе отчёта о каждом из них в фонд направляется такая информация: ФИО, СНИЛС, периоды работы, наличие оснований для досрочного начисления пенсии, сведения об особых условиях труда (вредность, опасность). Эта информация необходима для последующего назначения пенсионного обеспечения.

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Особенности заполнения СЗВ-СТАЖ за 2021 год

При формировании СЗВ-СТАЖ необходимо учесть, что поменяли правила определения периодов работы, на основании которой предоставляется право на пенсию раньше установленного срока. В Постановление ПФР от 06.12.2018 г. № 507п внесли корректировки на основании Постановления ПФР от 06.09.2021 г. № 304п.

При этом установлены две важные корректировки:

• Период повышения квалификации теперь не требуется исключать из льготного стажа. В этот период сотрудники не выполняют должностные обязанности, однако за ними сохраняется рабочее место, должность и средняя зарплата. Кроме того, работодатель платит за них страхвзносы на ОПС. Раньше эти периоды исключали из льготного стажа, а теперь в него нужно включать периоды основного и дополнительного профобразования сотрудников, которое нужно им для выполнения должностных обязанностей (п. 3.1 Постановления Правительства от 16.07.2014 г. № 665 в ред. Постановления Правительства от 04.03.2021 г. № 322). Получается, при формировании СЗА-СТАЖ код «КВАЛИФ» можно проставлять в графе 11 одновременно с проставлением кодов особых условий труда или выслуги.

Переходим к тому, как заполнить форму. Бланк СЗВ-СТАЖ утверждён постановлением Правления ПФ РФ от 6 декабря 2018 № 507П. Им же утверждён и порядок заполнения отчёта. Он состоит всего из одной страницы, но при отражении в нём данных есть свои нюансы.

В разделе 1 указываются сведения о страхователе:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН, КПП (только для юридических лиц);
• краткое наименование;
• тип формы СЗВ-СТАЖ – в блоке справа нужно поставить знак «Х» у нужного типа (при первичной подаче – исходная). Должна быть отмечена только одна ячейка.

В разделе 2 нужно указать отчётный год.

В разделе 3 размещена таблица, в которой отражаются данные о стаже работников. Их должно быть ровно столько же, сколько в отчёте СЗВ-М, который подается ежемесячно.

Таблица заполняется такими данными:

1. Графа 1 – номер. Нужно учитывать, что у одного работника может быть несколько периодов работы, то есть в графах 6 и 7 будет заполнено больше одной строки. В таком случае номер присваивается только первой записи.
2. Графы 2-4 – фамилия, имя и отчество застрахованного. Отчество указывается при наличии. Аналогично номеру, если в отношении работника заполняется несколько строк отчёта, ФИО указывается один раз.
3. Графа 5 – СНИЛС. Также заполняется однократно, даже если на работника отведено несколько строк формы.
4. Графы 6 и 7 – даты начала и окончания работы в отчётном периоде. Если нужно отразить несколько периодов работы в календарном году, следует заполнять несколько строк. Если сотрудник работал весь год, то указывается 1 января и 31 декабря этого года. Если сотрудника наняли в отчетном году, то в графе 6 ставят дату начала действия договора, а в графе 7 – 31 декабря. Соответственно, если работник уволился, то в качестве начала периода работы будет 1 января, а в качестве окончания – дата увольнения. Даты нужно указывать в числовом формате.
5. Графа 8 – нужно указать код по классификатору «Коды территориальных условий», который приводится в постановлении № 507. При работе в особых территориальных условиях возникает право на досрочную пенсию. Это, в частности, работа в сельском хозяйстве (СЕЛО), в районах Крайнего Севера (РКС/РКСМ) и приравненных к ним (МКС/МКСР).
6. Графа 9 – заполняется в случае, если у работника особые условия труда, которые влияют на назначение пенсии раньше общепринятого срока. Например, вредным условиям, работе в горячих цехах или под землей соответствует код «27-1», работам в тяжелых условиях – «27-2».
7. Графа 10 – отражается код основания страхового стажа для работников, которые трудятся в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Например, ВОДОЛАЗ – для водолазов и иных специалистов, которые работают под водой;
8. Графа 11 – указываются коды особых условий труда, если они есть.
9. Графы 12 и 13 заполняются, если трудовой период даёт право на досрочную пенсию. В графе 12 указывается код, в графе 13 – дополнительная информация.
10. Графа 14 – указывается значение «31.12.ХХХХ», но лишь в том случае, если работник уволен в последний день года.

Когда и как сдавать СЗВ-СТАЖ за 2022 год

Отчёт СЗВ-СТАЖ по итогам 2022 года нужно сдать до 1 марта 2023 года. Это среда, поэтому переносов не предусмотрено. Направить его нужно будет в новый объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, но форму пока нужно будет использовать старую — обновлённая форма будет применяться только с отчётности за 2023 год.

Досрочно форма СЗВ-СТАЖ сдаётся в случае реорганизации или ликвидации организации (ИП): отчёт о стаже сотрудников необходимо подать прежде, чем информацию о прекращении деятельности компании или ИП занесут в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Данные должны поступить в Пенсионный фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

В случае применения процедуры банкротства отчёт предоставляют прежде, чем в арбитражный суд направят отчёт конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с законом «О несостоятельности (банкротстве)».

Аналогичный порядок предусмотрен, если ИП или компания проводят реорганизацию.

Есть ещё несколько ситуаций, когда подают отчёт, не дожидаясь окончания отчётного периода. Его готовят в течение трёх рабочих дней с момента:

• подачи заявления на срочную пенсионную выплату;
• обращения за единовременной выплатой средств пенсионных накоплений.

Как исправить ошибку с кодом 30?

• В случаях, когда отчет принят частично, необходимо представить отчет СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», где отражается актуальная информация только по тем сотрудникам, в отношении которых были допущены ошибки.
• Если ошибка обнаружена в графах 2–7, то необходимо представить СЗВ-КОРР. В этом случае данные, предоставленные в ПФР в первоначальном отчете, будут заменены на актуальные. Равно как и в предыдущем случае в ПФР необходимо представлять только данные, требующие корректировки. Корректировке подлежат разделы 1, 2 и 6.
• Если ошибки обнаружены в гр. 8–14, то исправление ошибки идет в два этапа. Изначально необходимо представить СЗВ-Стаж «Отменяющая», где отражается информация только по тому сотруднику, в отношении которого обнаружена ошибка. Дублируются все сведения (в том числе и ошибочные) из первоначального отчета. После получения положительного протокола необходимо представить СЗВ-Стаж «Дополняющая», где в гр. 8–14 указываются исключительно актуальные сведения.

За 2017 г. организациям пришлось столкнуться с различными изменениями в законодательстве, что повлекло за собой введение новых форм отчетности, правил их заполнения и сроков сдачи. Такие изменения коснулись и ПФР: в обновленном перечне отчетности появилась форма СЗВ-СТАЖ, содержащая сведения о стаже лица, застрахованного в системе страхования РФ (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), она разработана для контроля страхового стажа и введена в дополнение к формам СЗВ. Расскажем о том, как оформлять корректировочные отчеты – в том числе и в «1С».

СЗВ-СТАЖ – годовая форма отчетности, предоставляется не позднее 1 марта каждого года. Сведения по форме СЗВ-СТАЖ также сопровождаются формой ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Эта одна из основных форм отчетности ПФР и является важной для каждого застрахованного лица, потому что страховой стаж влияет на размер будущей пенсии. Потому фонд неоднократно призывал к ответственному и внимательному заполнению СЗВ-СТАЖ. Если же в отчете найдены несоответствия, то придется сделать корректировку данных.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

Раздел 1 «Сведения о страхователе» — укажите свой регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, сокращенное наименование организации. Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Раздел 2 «Отчетный период» — укажите год, за который сдаете отчет. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» — представлен в виде таблицы с графами. Присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

Что нужно знать об СЗВ-СТАЖ?

Как известно, «СЗВ-СТАЖ» – это обязательный для работодателей отчёт в ПФР, в котором содержатся данные персонифицированного учёта о застрахованных гражданах. Данный отчёт сдаётся один раз в год, до первого марта следующего за отчётным года. Если же один из ваших работников собрался оформить пенсию в текущем году, дожидаться первого марта следующего года для подачи отчётности не нужно.

Сам отчёт сдаётся по итогам прошедшего года, и уже успел претерпеть ряд изменений. В частности, некоторым компаниям предстоит заполнение более детализированной табличной части (в бланке это раздел 3). Например, появится графа для указания периодов, которые идут в страховой стаж безработным. Также по новым правилам придётся отчитываться при оформлении отчёта на работника, собирающегося оформить пенсию в текущем 2019 году.

Это полезно знать: файл не соответствует xsd-схеме – что предпринять.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

Раздел 1 «Сведения о страхователе» — укажите свой регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, сокращенное наименование организации. Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Раздел 2 «Отчетный период» — укажите год, за который сдаете отчет. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» — представлен в виде таблицы с графами. Присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

Что учесть при заполнении?

С 1 января 2021 года порядок заполнения СЗВ-СТАЖ был уточнен Постановлением Правления ПФР от 02.09.2020 № 612п. Сама форма при этом не изменилась.

Нововведения такие:

— добавлен новый код «ВИРУС». Его нужно отражать в графе 10 формы для обозначения страхового стажа медработников, которые оказывают в медицинских организациях медпомощь пациентам с коронавирусной инфекцией COVID-19;

— добавлены дополнительные коды категории застрахованного лица для работников предприятий малого бизнеса и некоммерческих организаций — они применяются при заполнении формы СЗВ-КОРР. Вот они:

МС — Работник предприятия малого или среднего бизнеса;

ВПМС — Временно пребывающий работник предприятия малого или среднего бизнеса;

ВЖМС — Временно проживающий работник предприятия малого или среднего бизнеса;

КВ — Работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций;

ВПКВ — Временно проживающий работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций;

ВЖКВ — Временно пребывающий работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций.

Срок «штрафной» давности

УПФР обратилось к арбитрам с заявлением о выдаче судебного приказа на взыскание с коммерсанта штрафа за непредставление им формы СЗВ-СТАЖ. Служители Фемиды фонду отказали, в том числе из-за пропуска им срока для обращения в суд с подобным заявлением. Однако высшая инстанция с коллегами не согласилась (Определение Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ от 12.10.2020 № 306-ЭС20-8379).

Остановимся на этом деле подробнее. Итак, УПФР решением от 17.12.2018 оштрафовало индивидуального предпринимателя на 2000 рублей за неподачу в срок формы СЗВ-СТАЖ за 2017 год. А требованием от 24.01.2019 бизнесмену предложено до 12 февраля 2019 года в добровольном порядке уплатить данную сумму.

Кроме того, решением от 20.05.2019 управление оштрафовало бизнесмена на 2500 рублей за непредставление в срок упомянутой формы за 2018 год. Требованием от 20.06.2019 коммерсанту предложено до 9 июля 2019 года закрыть этот вопрос добровольно.

ИП никаких действий не предпринял, и фонд 23 декабря 2019 года обратился к служителям Фемиды с заявлением о выдаче судебного приказа на взыскание с предпринимателя штрафа в сумме 4500 рублей. Но суд первой инстанции в принятии данного заявления отказал. Апелляция, а затем и кассация коллег поддержали. И вот почему.

Если СЗВ-СТАЖ подали не вовремя или с погрешностями, страхователю грозит 500-рублевый штраф за каждого сотрудника, сведения о котором представили с опозданием или ошибкой. В случае, когда санкции не уплатили по требованию, ПФР взыскивает их в судебном порядке (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Вместе с тем данным нормативным актом порядок взыскания санкций не урегулирован.

Однако с 1 января 2017 года такие правоотношения регулируются налоговым законодательством. В рассмотренной ситуации нужно применять пункт 3 статьи 46 НК РФ, который гласит: заявление можно подать в суд в рамках шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате налога. А если срок на судебное взыскание санкций истек? Тогда, по мнению Пленума ВС РФ из пункта 26 Постановления от 27.12.2016 № 62, арбитры отказывают в принятии заявления о выдаче судебного приказа.

Справочно

Форма CЗВ-СТАЖ – это ежегодный отчет в ПФР, в котором нужно указывать сведения о страховом стаже работающих. Срок представления отчета – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Имейте в виду, отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться органам ПФР досрочно. Компании должны подавать эту форму в Пенсионный фонд по всем работникам, с которыми заключают трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера. Форма и порядок заполнения, а также электронный формат формы СЗВ-СТАЖ утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. ПФР предлагает считать срок для исправления ошибки или несоответствия в отчетности с момента поступления уведомления об этом на сервер организации.

Чиновники могли обратиться в суд с заявлением о взыскании штрафа по требованию от 24.01.2019 не позднее 12 августа 2019 года (отсчет шести месяцев идет с 12 февраля 2019 г.), но сделали это лишь 23 декабря 2019 года. Выходит, управление пропустило срок для подобного обращения. Частичное же удовлетворение требований в порядке приказного производства АПК РФ не предусмотрено. Исходя из этого представители правосудия отказали в принятии упомянутого заявления.

Арбитры отметили, что аналогичная позиция изложена в Определении ВС РФ от 16.01.2018 № 302-КГ17-20468. В нем, используя те же аргументы, судьи также посчитали, что фонд пропустил шестимесячный срок. Как результат, в принятии заявления о выдаче приказа было отказано.

Однако УПФР проявило упорство, и дело в итоге дошло до Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ, которая направила его на новое рассмотрение.

С учетом разъяснений из Обзора № 2 (2019), утвержденного Президиумом ВС РФ 17.07.2019, в статье 46 Налогового кодекса нет предписаний по обращению за выдачей судебного приказа, – отметили высшие арбитры. Вместе с тем при взыскании сумм с физических лиц необходимо принимать во внимание пункты 1–3 статьи 48 НК РФ. В соответствии с ними заявление о выдаче судебного приказа подается в рамках шести месяцев с момента истечения срока исполнения требования об уплате долга. А если задолженность не превышает 3000 рублей? Тогда такое заявление подают в суд в течение шести месяцев со дня, когда 3-тысячный рубеж будет пройден.

Требованием от 24.01.2019 предпринимателю предложено в срок до 12 февраля 2019 года уплатить 2000 рублей штрафа, а требованием от 20.06.2019 – до 9 июля 2019 года уплатить 2500 рублей. Выходит, управление могло инициировать взыскание в судебном порядке штрафа по обоим требованиям только после истечения срока на исполнение второго из них (от 20.06.2019). А значит, чиновники, желающие получить с коммерсанта 4500 рублей, срок для обращения к арбитрам с упомянутым заявлением не пропустили.

И еще. Положения главы 29.1 АПК РФ и разъяснения из Постановления Пленума ВС РФ от 27.12.2016 № 62 не исключают частичного удовлетворения требований в порядке приказного производства, – подчеркнули судьи.

Обратим внимание, что данную позицию высокой инстанции уже взяли на вооружение окружные суды. Так, АС Центрального округа в Постановлении от 26.10.2020 № Ф10-4302/2020 указал: срок по требованиям, общая сумма задолженности по которым превысила 3000 рублей, истек 06.09.2019. Следовательно, заявление можно было подать в суд не позднее 06.03.2020. Значит, срок для обращения к арбитрам фондом не пропущен. Умозаключение основано на аргументах из комментируемого вердикта.

Схожая картина наблюдается и в Постановлении АС Поволжского округа от 26.11.2020 № Ф06-67371/2020.

СЗВ-СТАЖ и ее корректировка (СЗВ-КОРР)

Форма СЗВ-СТАЖ была введена в 2021 году постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» вместе с формой «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)». Сдавать форму нужно будет лишь по окончании 2021 года.

Новые формы были разработаны для контроля страхового стажа, данная форма введена в дополнение к форме СЗВ. Форма отражает данные о периоде работы, а также показывает начисление страховых взносов. Данная форма заполняется для всех: и для тех, с кем заключены трудовые договоры, и для тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры на оказание услуг.

На самом деле в постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п установлено несколько форм отчетности.

Штрафы за несдачу СЗВ-СТАЖ

• Штраф за несдачу, несвоевременную сдачу или предоставление ошибочных сведений (даже за случайную ошибку в данных сотрудника) по новой форме СЗВ-СТАЖ — 500 рублей за каждого сотрудника.
• Штраф за нарушение трудового законодательства в случаях невыдачи СЗВ-СТАЖ сотруднику по заявлению, в случаях увольнения или выхода на пенсию — от 30 до 50 тыс. рублей.
• Штраф за необоснованную сдачу бумажного отчета вместо электронного составляет 1 000 рублей.
• Штраф за непредставление в установленный срок либо отказ от представления оформленных сведений, а также представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде – штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Как исправить сведения в отчете

Перед тем как корректировать отчет СЗВ-СТАЖ, стоит внимательно изучить технические данные, полученные при отправке исходной отчетности в ПФР.

ВАЖНО!

Сдавать сведения только в электронном виде обязаны работодатели, численность работников у которых составляет более 25 человек. Если она меньше, подавать СЗВ-СТАЖ не запрещено и в бумажном виде.

Иногда отчет не принимается из-за наличия технических проблем на стороне фонда. Информация об этом содержится в протоколе доставки и закодирована следующим образом:

Код ошибки	Факт принятия сведений	Способ исправления ошибок
50	Сведения не приняты	Подать форму СЗВ-СТАЖ тип «Дополняющая».
30-40	Сведения приняты частично	Подать форму СЗВ-СТАЖ (дополняющую), если сведения учтены на ИЛС, или СЗВ-КОРР, если не учтены.
10-20	Сведения приняты	Подать форму СЗВ-КОРР.

Вначале разберемся, как исправить отчет СЗВ-СТАЖ, если информация в фонд не попала. Чтобы ПФР увидел нужные данные, необходимо сдать дополняющую форму СЗВ-СТАЖ. Она заполняется по тем же правилам, что и первичный отчет.

Проиллюстрируем примерами, как сдать корректирующий отчет в этом случае.

Пример 1. Сотрудника не внесли в исходную отчетность.

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Похожие записи:

• Как застраховать машину без собственника?
• Распределение (выплата) дивидендов участников ООО в 2023 году
• Как пишется врио в документах большими или маленькими буквами