Что делать, если вешают недостачу?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если вешают недостачу?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Причина 2 — воровство товара покупателями

2. Какую ответственность несут продавцы

3. Основания для проведения описи имущества

4. Как списать недостачу при инвентаризации

5. Список дополнительных причин

6. Как оформить нарушение документально?

7. Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом

8. Советы как себя вести продавцу, в случае обнаруженной недостачи

9. Виновен всегда кассир

Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.

Причина 2 — воровство товара покупателями

Как бороться:

видеосъемка пригодится и здесь. Затраты на установку и эксплуатацию систем видеонаблюдения с лихвой окупятся. Неплохое решение — установка муляжей камер совместно с рабочими устройствами;
охрана торгового зала. Присутствие сотрудника службы безопасность напрочь отбивает желание что-то украсть. Есть нюанс: нужно тщательно подбирать сотрудников охраны. Случаи воровства среди них тоже не редкость;
установите на выходе рамки-сканеры. Так покупатель, прихвативший товар не сможет покинут магазин незамеченным.

По приказу Министерства финансов № 34 недостаток денежных средств или товарных ценностей – отклонение фактических данных от учетных, которое выражается в количественных единицах. Выявленное нарушение позволяет определить разницу между конечной стоимостью продаваемой продукции, указанной в бухгалтерском отчете, и полученной информацией на реальный момент времени. Недостача в магазине устанавливается методом вычисления цены товара в розницу и проведения расчета в соответствии с суммой закупки. Первый вариант осуществляется вручную: определение количества продукции путем записи серийного номера. Расчет розничной стоимости предполагает использование математической схемы: вычет выручки от реализации товара из величины закупочной цены. От полученной цифры отнимается цена продукции, имеющейся в наличии в магазине на данный момент. Нехватка средств определяется в денежном и товарном эквиваленте.

Какую ответственность несут продавцы

Чтобы привлечь продавца к ответственности за недостачу, необходимо:

провести инвентаризацию товара;
проверить, заключён ли с продавцом договор об индивидуальной или коллективной полной материальной ответственности;
потребовать от продавца письменное объяснение случившемуся факту.

Не всегда кассир или продавец виновны в недостаче.

Например, если сам собственник товара не обеспечил правильные условия для его хранения, то это вина владельца, а не продавца. Но этот факт придётся доказывать именно кассиру, приведя доказательства в объяснительной записке.

В ст. 234 ТК РФ приведены случаи, когда работника можно привлечь к материальной ответственности:

если он занимает определённую должность. В частности, кассир или продавец в магазине;
если ущерб работодателю был нанесён не в рабочее время.

В этих случаях, работодатель имеет полное право взыскать с работника весь материальный ущерб, который он ему нанёс. Но, также нужно доказать и вину этого работника.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Список дополнительных причин

Если в магазине выявлена недостача, помимо приведенных выше причин актуальны следующие пункты:

Недостача по причине недосмотра в бухгалтерской документации. Так, возможна ситуация, когда соответствующий сотрудник забывает про учет списанных на нужды торговой точки товаров. Если какой-то предмет вовремя не списать, то он в обязательном порядке включается в недочет при осуществлении годовой или же квартальной ревизии. В итоге ситуация вводит работодателя в заблуждение относительно убыточной суммы. Кстати, возможно и несвоевременное списание товаров, которые по определенным причинам подверглись повреждению. Так или иначе, они должны быть зарегистрированы и списаны посредством оформления специального бланка.
Недостача в магазине зачастую появляется из-за ошибок, совершенных при инвентаризации. Дело в том, что сотрудник может случайным образом не учесть какие-либо товары, стоящие на витринах.

Как оформить нарушение документально?

Оформление рассматриваемого в статье нарушения документальным образом производится в соответствии со следующими этапами:

Проведение ревизии по инициативе работодателя, результаты которой фиксируются посредством специальных актов.
Оформление объяснительной записки от работника, который допустил недостачу. Кстати, в данном случае работодатель нередко собирает докладные записки у иных сотрудников.
Письменная просьба руководителя о возмещении убытков, направленная непосредственно в сторону работника.
Оформление отдельного акта в случае, если сотрудник отказывается возмещать убытки. Кстати, на данном этапе работодатель имеет право обратиться в суд с иском.
Представление в судебные органы правильно оформленного акта, который фиксирует итоги ревизии, а также бухгалтерской документации, где указана изначальная стоимость товаров. Более того, в суд, как правило, передается переписка с работником (письменная просьба о возмещении обнаруженной недостачи).
Взыскание с суммы оклада сотрудника за месяц в принудительном порядке. Данная операция осуществляется через приказ руководителя либо по постановлению судебных органов. Важно отметить, что документ издается не позднее месяца с момента произведения ревизии (инвентаризации).

При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.

В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.

При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.

Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом

Если руководитель по итогам проверки решил взыскать ущерб, то необходимо еще раз перепроверить, как именно это сделать в законном порядке.

Обратите внимание: ТК РФ не обязывает работодателя взыскивать материальной ущерб с работника. Может быть работник уже увольняется, а руководству не хочется тратить на разбирательства время и силы…

Если же руководитель компании принял решение о привлечении работника к материальной ответственности и взыскании ущерба, то такое решение обязательно должно быть оформлено приказом. В этом приказе сначала следует указать о решении привлечь работка к материальной ответственности, а следующим пунктом указать на решение взыскать причиненный материальный ущерб. Такой приказ может быть сделан не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись. Если работник откажется знакомиться с приказом о привлечении, то следует составить соответствующий акт.

После этого действия работодателя могут быть различными в зависимости от ситуации:

1. Работник раскаивается и согласен возместитель ущерб. Отлично! Он может внести деньги в кассу или перечислить их на счет компании. Иногда работники обращаются к работодателю с просьбой взыскать суммы ущерба из заработной платы. При этом можно обсудить возращение суммы по частям, а в случае если работник увольняется, лучше составить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

2. Работник не признает свою вину и не согласен возместить ущерб. Но размер ущерба не превышает его среднего месячного заработка и срок взыскания (один месяц со дня установления размера) не истек. Несмотря на несогласие работника, работодатель может взыскать сумму ущерба самостоятельно (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В таком случае в приказе о взыскании дайте поручение главному бухгалтеру удержать ущерб из зарплаты работника. При этом взыскание не должно превышать 29% от заработка работника в месяц (ст. 138 ТК РФ). Поэтому для полного взыскания (если ущерб равен среднему заработку) потребуется пять месяцев.

Перед этим еще раз перепроверьте, предприняты ли все меры, указанные выше? Ведь работник может пойти в суд, и тогда все эти мероприятия будет проверять суд. Если договор о материальной ответственности не заключался, инвентаризации не проводились, проверка по факту ущерба не проведена, вряд ли стоит рисковать – суд встанет на сторону работника.

3. Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка, и срок взыскания истек. Или работник не согласен возместить вред при ущербе свыше среднего месячного заработка (вне зависимости от сроков). В этом случае взыскать ущерб можно только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Но придется готовить документы в суд, так как взыскивать с работника без решения суда в таких случаях крайне рискованно. Работник, скорее всего, обратится в суд – и суд подтвердит его правоту.

Советы как себя вести продавцу, в случае обнаруженной недостачи

Устраиваясь на работу продавцом, нужно быть готовым к тому, что кроме трудового договора, в котором прописаны:

основные обязанности сторон;
ответственность за неисполнение или ненадлежащим образом исполненные должностные обязанности;
срок действия трудовых правоотношений,

работодатель в соответствии с нормами ст. 244 ТК РФ, перечня работ и категорий работников, утвержденного Постановлением Минтруда России № 85 в 2002 году, предложит заключить дополнительно:

договор о полной индивидуальной ответственности в случае недостачи товара или денежных средств;
когда специфика производственного процесса не позволяет определить степень вины конкретного работника, поскольку доступ к товару и деньгам имеют несколько продавцов, договор заключается с группой сотрудников о коллективной ответственности за причиненный ущерб.

Естественно желание каждого работодателя перестраховаться от возможных хищений, краж, понесенных убытков по вине сотрудника.
Но, не всегда продавец имеет отношения к убыткам, которые выявлены при ревизии или недостачам, о каких стало известно при передаче и пересчете товара, например одной сменой продавцов – другой бригаде (группе сотрудников).
Выявленная недостача не только чревата возмещением причиненного вреда предприятию торговли, но и ведет к утрате доверия, что чаще всего приводит к потере работы, даже оформив по «убедительной просьбе» руководства прекращение трудовых отношений «по собственному желанию», виновного лица.
Поэтому каждый работник вправе отстаивать свои права, особенно в том случае, когда не чувствует своей вины перед работодателем.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Согласно нормам трудового законодательства, а также иных актов, прямо или косвенно относящихся к экономическим отношениям работников и работодателей, под недостачей понимается нехватка товарно-материальных ценностей, зафиксированная посредством ревизии или при инвентаризации.

Организации, которые занимаются предоставлением каких-либо изделий или продуктов, обязаны проводить ревизию товаров для подтверждения соответствия бухгалтерских документов и фактического наличия материальных ценностей. Особенности проведения ревизии регламентируются локальными нормативными актами предприятия, которые устанавливают сроки осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, а также порядок действий при обнаружении недостачи товара.

Работодателем устанавливается максимально возможное количество товара, которое могло быть потеряно в результате естественной убыли или небольшого несоответствия при подсчете мелких изделий. Если ревизия выявила небольшую недостачу, которая находится в пределах нормы, то это значит, что для материально ответственных работников она фактически не обнаружена.

Федеральным законодательством устанавливаются случаи проведения обязательной ревизии в соответствии с нормами ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Данный нормативный акт регламентирует положения о бухгалтерском учете, а также особенностях ведения отчетности при проведении ревизионных действий и обнаружении недостачи. Получаемая информация должна быть зарегистрирована в отчетном периоде, в течение которого была проведена инвентаризация.

Продавцы.

Обращаясь к нам за помощью, не редко, владелец магазина считает, что недостача была совершена одним махом, за один раз, или один небольшой период времени. Проверяя продавцов на полиграфе, мы пришили к мнению, что очень часто, все начинается с кредитования сотрудников деньгами из кассы магазина, а также продуктами, с записью в долговую тетрадь или листик. Имея недостаток в финансовой сфере, с ведома или без ведома руководства, продавцы берут в долг деньги из кассы. При этом, деньги в кассу возвращаются не всегда.

Прочувствовав безнаказанность, продавцы повторяют это действие все чаще, и на более крупные суммы денег.
Взяв в долг товар из магазина, продавцы также, не всегда возвращают полную сумму в кассу. Практически в каждом случае проверок на детекторе лжи, выявлялись продавцы, которые:

— не записывали товар в долговую тетрадь (листик), который употребляли в обед;
— не записывали товар в долговую тетрадь (листик), который брали себе домой;
— не дописывали количество товара в долговую тетрадь (листик), который брали себе;
— намеренно выкидывали долговую тетрадь или долговой листик, с целью сокрытия долгов;
— передавали товар родственникам без оплаты и записи в долговую тетрадь (листик);
— продавали свой товар в магазине;
— тайно делали наценку на товаре, и совершая ошибки в своих расчетах, брали денег из кассы больше, чем заработали левого заработка;
— продавали один и тот же товар от разных поставщиков по одной и той же цене;
— совершали другие махинации.

По этим причинам, из-за воровства именно таким образом, начинаются первые недостачи в магазине.

В нашей практике нередки случаи, когда продавец брала в долг деньги из кассы для срочного погашения кредита, не успев вернуть долг до инвентаризации, обнаруживалась недостача.

Не редки случаи, когда продавец, продавая товар, кладет деньги не в кассу, а себе в карман. То есть, ворует деньги из кассы.

Те продавцы, которые понимают не малый масштаб своих краж, во время инвентаризации намеренно приписывают количество товара больше, чем есть по факту.

Получается ситуация, в которой один из продавцов всегда в плюсе, а другие продавцы оплачивают недостачу со своей зарплаты. Условно-порядочные продавцы понимают ситуацию, и считают справедливым вернуть свои деньги, воруя, у кого на сколько хватит совести.

Бывают случаи, когда продавцы образуют коалиции, и соревнуются, кто больше украдет, чтобы не остаться в минусе после инвентаризации.

Что же получается впоследствии: например, если каждый продавец будет воровать товар (или не оплачивать долговой товар) всего на сумму около 50 грн. в смену, и воровать деньги на сумму всего 50 грн. в смену, очень легко посчитать какая будет недостача, умножив эту сумму на количество продавцов и количество их смен (период инвентаризации).

Но бывают случаи, когда работодатель прав, что недостача была совершена в короткий срок или единоразово. Такие случаи также бывают в нашей практике, но крайне редко.

Старший продавец.

На должность старшего продавца, как правило, берут человека, соображающего в сфере торговли, учета, частично бухгалтерии. При возникновении недостачи, по документам все «гладко». В разных магазинах, старший продавец (или заведующая) выполняют разные функции. В обязанности старшего продавца могут входить такие задачи:
— прием товара;
— учет товара;
— оплата поставщикам;
— наценка товара;
— распределение товара в другую торговую точку;
— продажа товара;
— участие в инвентаризации;
— и другие задачи.
В разных магазинах, эти задачи могут меняться.

Махинации, со стороны старшего продавца:
— махинации при приеме товара;
— махинации при учете товара;
— воровство товара;
— не дописывание количества товара в долговой листик или долговую тетрадь, который брали в долг;
— сокрытие воровства со стороны продавцов;
— воровство акционного товара;
— воровство денег из кассы;
— продажа своего товара в магазине.

Пример, одной из распространенных схем воровства заведующего магазином (старшего продавца) и продавцов. Сговор сотрудников.

Одна из распространенных махинаций со стороны старшего продавца – это махинации при приеме товара. Мы неоднократно выявляли случаи, когда старший продавец вступал в сговор с поставщиками. Поставщики расписывали товар по 2-м накладным. Одну накладную старший продавец учитывает, а вторую – выкидывает, предварительно записав себе наименование и количество, теперь уже не учетного (ее) товара. В некоторых случаях, сговора с поставщиками нет, старший продавец просто выкидывает целую накладную. Таким образом, старший продавец имеет свой (ворованный) товар. Практически все старшие продавцы (заведующие магазином), которых мы проверяли на детекторе лжи на причастность к недостачам, присваивали себе акционный товар. Часть ворованного товара старший продавец (заведующая) может забрать себе домой, а другую часть, — вступив в сговор с одним из продавцов, благополучно продавать в магазине, при этом поделив прибыль пополам. При проведении инвентаризации, продавец, имеющий причастность к махинациям с товаром, как правило, старается скрыть недостачу, выравнивая результаты инвентаризации. Очень часто, при проведении инвентаризации, такой продавец приписывает количество товара, для сокрытия недостачи. Вследствие чего, результаты инвентаризации в разные промежутки времени могут существенно отличаться друг от друга. Например, в один квартал большой минус, в другой – плюс. И чем дальше, тем во время таких скачков, минус становиться все больше. Если у Вас такая ситуация, то знайте, что 100% кто-то из продавцов хорошенько ворует, и таким образом пытается скрыть следы содеянного. С помощью проверки на детекторе лжи, такие продавцы легко выявляются, так как в их памяти хорошо укрепилась информация о совершенных деяниях.

Возможны, также, и другие махинации со стороны заведующих магазинов (старших продавцов) и продавцов, получив информацию от заказника (работодателя), все ситуация анализируется, и создаются специальные, заточенные под ситуацию вопросы, с помощью которых можно найти причастных к недостачам, и раскрыть схему воровства со стороны персонала.