Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Упрощение процедуры предоставления трудовых книжек
С 2024 года процедура предоставления трудовых книжек будет упрощена.
Изменения в правилах хранения трудовых книжек носят цифровой характер. Теперь работодатели могут предоставлять трудовые книжки своим сотрудникам в электронном виде. Это существенно облегчит процесс ведения документации и повысит удобство для работников.
Важно помнить, что предоставление трудовых книжек в электронном виде должно происходить в соответствии с требованиями законодательства.
Новые правила также предусматривают возможность хранения трудовых книжек на электронных носителях или в специальных информационных системах. Это значительно сокращает затраты на физическое хранение бумажных документов и минимизирует риски их утраты или повреждения.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября 2024 года
1. Переход к электронному формату
С 1 сентября 2024 года ведение и хранение трудовых книжек переходит на электронный формат. Это означает, что все данные о трудовой деятельности работника будут вести и храниться в электронной базе данных. Работодатели больше не будут выдавать физические книжки, а будут предоставлять сотрудникам доступ к онлайн-сервису, где они смогут просматривать и редактировать свои данные. Это позволит существенно упростить процесс ведения и хранения трудовых книжек, снизить риски потери или повреждения документов, а также улучшить доступность и удобство использования информации.
2. Цифровая подпись и безопасность данных
С переходом на электронный формат ведения трудовых книжек будет введена обязательная цифровая подпись. Все записи и изменения, сделанные в книжке, будут подписываться электронной подписью, которая гарантирует целостность данных и их подлинность. Это позволит исключить возможность подделки или изменения информации о работнике, а также обеспечит защиту персональных данных от несанкционированного доступа. При этом, доступ к данным каждого работника будет регулироваться различными уровнями доступа, чтобы обеспечить конфиденциальность информации.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Появление электронной версии
Каждому работнику, начиная с 2024 года, будет выдана электронная трудовая книжка, которая является официальным и полноценным документом, приравненным к традиционной печатной версии.
Электронная версия трудовой книжки представляет собой электронный документ, хранящийся в специальной базе данных, доступ к которой имеют службы занятости, работодатели и сами работники.
| Преимущества электронной версии |
|---|
| 1. Удобство и доступность хранения информации. |
| 2. Возможность быстрого и точного поиска необходимой информации. |
| 3. Исключение возможности потери или порчи трудовой книжки. |
| 4. Улучшение процесса контроля со стороны служб занятости. |
| 5. Возможность получения данных о трудовой истории в онлайн-режиме. |
Кроме того, электронная версия трудовой книжки позволяет работникам самостоятельно и оперативно вносить изменения в свою трудовую деятельность, такие как записи о новых местах работы или обновление личных данных.
Переход к электронной версии трудовой книжки обещает значительно упростить и сократить бюрократические процедуры, связанные с трудовой деятельностью граждан. Это является важным шагом в прогрессе и цифровизации учета труда, который позволит более эффективно управлять работой и контролировать соблюдение трудовых норм.
Возможность проверки онлайн
Введение возможности проверки трудовой книжки онлайн имеет ряд преимуществ. Во-первых, это повышает удобство и оперативность процесса проверки. Работодатель может получить доступ к данным трудовой книжки в любое удобное время и место, не завися от наличия бумажного документа.
Во-вторых, возможность проведения проверки онлайн снижает вероятность подделки документов. Бумажные трудовые книжки могут быть подвержены фальсификации, что создает риски для работодателя. Использование онлайн-сервиса позволяет убедиться в подлинности предоставленной информации.
Кроме того, проведение проверки трудовой книжки онлайн способствует ускорению процесса найма. Работодатель может быстро оценить релевантность опыта кандидата и принять решение о приеме на работу.
Однако, несмотря на все преимущества, введение проверки трудовых книжек онлайн также может вызвать определенные проблемы. Например, неполадки в работе онлайн-сервиса или невозможность получения доступа к данным из-за технических проблем могут затруднить процесс проверки.
В целом, введение возможности проверки трудовых книжек онлайн с 2024 года является шагом вперед в цифровизации процессов в сфере трудовых отношений. Она повышает удобство, оперативность и безопасность процесса проверки, одновременно сокращая время процесса найма.
| 1 | Удобство и оперативность |
| 2 | Повышение безопасности |
| 3 | Ускорение процесса найма |
Как правильно заполнять трудовые книжки
Трудовая книжка – это важный документ для каждого работника. Она является юридическим доказательством работы и содержит информацию о трудовом стаже. Правильное заполнение книжки многое значит, поскольку любые ошибки или неточности могут привести к непредвиденным последствиям.
Перед тем, как начать заполнять трудовую книжку, нужно назначить ответственного за ее ведение. В большинстве случаев это представитель кадровой службы или штатного юриста. Этот человек должен быть в курсе всех требований и изменений в правилах заполнения.
Как правило, трудовые книжки приобретают образцы в бланках у специализированных организаций. Вначале заполняются страницы с основными данными о работнике, затем добавляются последующие записи о месте работы, дате приема и увольнения, должности, заработной плате и других сведениях.
Важно помнить о том, как хранить трудовые книжки. Для этого нужно обеспечить правильные условия, чтобы они не повреждались или не попадали в чужие руки. Оптимальным вариантом является закрытая шкафчик с ключом или специальное помещение с контролируемым доступом.
Когда заполняете книжку, важно избегать ошибок и неточностей. Наиболее общими ошибками являются:
- неправильное указание даты начала или окончания работы;
- неверные сведения о должности или обязанностях;
- ошибки в указании заработной платы;
- неправильное написание фамилии, имени или отчества работника.
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут привести к проблемам, потере данных и сложностям при доказательстве фактов трудового стажа. Поэтому необходимо заполнять книжки внимательно и проверять информацию перед подписанием.
Заполнение трудовых книжек требует знания специфики работы, а также грамотного использования техники заполнения. Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать официальный бланк, проверять правильность заполнения каждой ячейки и обращаться к профессионалам для консультации при необходимости.
Перепись данных о трудовых книжках в 2024 году: что важно знать
В 2024 году вступят в силу новые правила хранения трудовых книжек, которые потребуют переписи данных всех сотрудников. Эти изменения коснутся как сотрудников, так и работодателей, и важно знать, что они обязаны сделать для соблюдения новых требований.
В первую очередь, работодателям следует уделить внимание переписи данных о трудовых книжках своих сотрудников. Прежде всего, необходимо проверить правильность заполнения данных и сверить их с информацией, содержащейся в трудовых книжках. В случае несоответствия, работодатель обязан внести исправления и дополнения в данные сотрудников.
Кроме того, перепись данных о трудовых книжках предусматривает создание электронной базы данных, в которой будут храниться все сведения о каждой трудовой книжке. Это позволит упростить доступ к информации и обеспечить ее более надежное сохранение. Также, работодателям необходимо будет предоставить сотрудникам доступ к данным их трудовых книжек, чтобы они имели возможность просматривать и контролировать свои данные.
Сотрудникам также важно знать, что после вступления в силу новых правил, их трудовые книжки будут храниться в электронном виде, а не в бумажном. Это требует особого внимания к сохранности и защите данных. Работники должны быть готовы предоставить необходимую информацию для создания электронной базы данных и следить за точностью данных, содержащихся в их трудовых книжках.
В целом, перепись данных о трудовых книжках в 2024 году вводит существенные изменения в хранение и обработку информации. Важно быть внимательными и следовать новым правилам, чтобы избежать возможных проблем и несоответствий в данных о своей трудовой деятельности.
Изменения процесса получения трудовой книжки
В связи с внедрением новых правил хранения трудовых книжек в 2024 году, процесс получения этого документа также будет изменен.
1. Электронная заявка
Теперь работники смогут подать электронную заявку на получение трудовой книжки через интернет. Для этого потребуется заполнить специальную форму на официальном веб-сайте органов занятости и прикрепить необходимые документы.
2. Онлайн подтверждение личности
При подаче электронной заявки работник должен будет пройти онлайн процедуру подтверждения своей личности. Это позволит исключить возможность подачи заявки от имени другого человека и обеспечит более высокую степень безопасности.
3. Упрощение сроков получения
Благодаря использованию электронных технологий и отказу от бумажной формы трудовых книжек, сроки получения документа значительно сократятся. Если раньше процесс мог занимать несколько недель, то теперь это может занять всего несколько дней.
4. Оповещение о готовности
По окончании обработки заявки, работнику будет отправлено уведомление о готовности трудовой книжки на указанный им электронный адрес. Это упростит процесс получения документа и поможет избежать необходимости личного посещения органов занятости.
Таким образом, новые правила хранения трудовых книжек не только обеспечат более надежное сохранение информации, но и улучшат сам процесс получения этого важного документа для работников.
Защита персональных данных при переходе на электронный формат
Внедрение электронного формата хранения трудовых книжек в 2024 году имеет существенные преимущества, однако требует особой осторожности в отношении защиты персональных данных работников.
Согласно новым правилам, компании обязаны предпринимать меры для обеспечения конфиденциальности и неразглашения персональных данных работников, которые могут содержаться в электронной форме трудовых книжек. Это включает в себя защиту от несанкционированного доступа, утечек информации и злоупотреблений.
В целях обеспечения безопасности персональных данных, предлагается внедрить системы шифрования и авторизации доступа, а также установить соответствующие контрольные механизмы. Компании также должны разработать и внедрить политику конфиденциальности и информационную безопасность, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и защитить персональные данные работников.
Процесс перехода на электронный формат требует не только соблюдения технических мер, но и обучения сотрудников правилам защиты персональных данных. Компании должны проводить регулярные тренинги и обучение сотрудников, чтобы они понимали основные принципы и требования по обработке и защите персональных данных.
Таким образом, внедрение электронного формата хранения трудовых книжек требует серьезного внимания к вопросам защиты персональных данных. Соблюдение требований по обработке и защите персональных данных является важным шагом для обеспечения конфиденциальности и сохранности информации о работниках.