Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок заполнения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Как вносить в трудовую книжку сведения о работе
Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.
Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).
Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Новый срок хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
Какие правила изменились?
В 2024 году были внесены значительные изменения в правила заполнения трудовой книжки. Вот основные изменения:
- Указание фамилии и имени работника в трудовой книжке теперь осуществляется по данным паспорта, а не по данным трудового договора.
- Добавлена обязательность указания ИНН работника в трудовой книжке.
- Изменился порядок указания сведений о предыдущих местах работы. Теперь необходимо указывать не только названия организаций, но и даты начала и окончания работы.
- Внесены изменения в заполнение раздела о профессиональной подготовке. Теперь требуется указание не только наименования учебного заведения, но и даты получения образования или прохождения курсов.
- Установлено новое правило, согласно которому необходимо указывать информацию о полученных наградах и поощрениях в трудовой книжке.
Дополнительные разделы
Заполнять трудовую книжку необходимо в соответствии с новыми правилами, введенными с 2024 года. Одна из важных изменений касается дополнительных разделов, которые должны быть указаны в трудовой книжке.
В новом порядке заполнения трудовой книжки добавлены следующие разделы:
1. Раздел о профессиональных достижениях
В этом разделе следует указывать информацию о полученных наградах, званиях, сертификатах и других профессиональных достижениях работника. Это важно для документирования и учета карьерных успехов сотрудника.
2. Раздел о прохождении обучения и повышении квалификации
В данном разделе следует указывать сведения о курсах, тренингах, семинарах и других мероприятиях, на которых работник проходил обучение для повышения своей квалификации. Такая информация помогает оценить профессиональный рост и уровень подготовки сотрудника.
3. Раздел о выполненных проектах
В этом разделе следует указывать информацию о выполненных работником проектах, их продолжительности, специфической задаче или цели проекта, а также конкретных результатах, достигнутых благодаря этому проекту. Это позволяет оценить опыт сотрудника в выполнении сложных задач и проектов.
4. Раздел о дополнительных навыках и компетенциях
В данном разделе следует указывать информацию о дополнительных навыках и компетенциях, которыми обладает работник. Это могут быть знания и умения, приобретенные вне основного места работы. Такая информация позволяет добавить к профессиональному опыту дополнительные преимущества и конкурентные преимущества при трудоустройстве.
Заполнение этих дополнительных разделов в трудовой книжке является важным шагом для документирования и систематизации ценной информации о работнике, его развитии и профессиональных достижениях. Это помогает строить более полную и достоверную картину о карьерном пути работника, что важно для работодателя при принятии решений о его трудоустройстве и продвижении по службе.
Порядок подтверждения наличия трудового стажа сотрудника в случае утери им трудовой книжки
Нововведения к порядку заполнения и ведения трудовых книжек предусматривают новые правила и для таких ситуаций, как подтверждение стажа сотрудника при утере им трудовой книжки. В положениях комментируемого в данной статье закона появилась следующая информация, подчёркивающая обязательства работодателя перед сотрудником в подтверждении трудового стажа последнего. То есть, говоря простым языком, в том случае, когда сотруднику необходимо подтвердить наличие у него трудового стажа, а трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оказать такому сотруднику всестороннее содействие в получении документов, которые безоговорочно могут подтвердить наличие у сотрудника трудового стажа, который был получен сотрудником до того, как сотрудник поступил на работу к нынешнему работодателю. Однако такое содействие работодатель обязан оказывать только в том случае, если утеря или утрата (уничтожение) трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.
Общая информация о трудовых книжках
Данные, которые обычно включают в трудовую книжку, включают информацию о периодах работы на разных предприятиях, должностях и заработной плате. Кроме того, указывается информация о дополнительных образованиях, курсах повышения квалификации и других профессиональных достижениях. Записи в трудовой книжке должны быть подтверждены печатью и подписью работодателя.
В 2024 году заполнение трудовых книжек некоторым образом изменится. Введение электронного формата позволит работникам быстро и удобно получать информацию о своей трудовой деятельности и стаже через онлайн-сервисы. Однако, электронный формат не полностью заменит печатные трудовые книжки, так как они продолжат использоваться для официальной фиксации данных и подтверждения трудового стажа.
Основные правила заполнения графиков трудовой деятельности
1. Дата начала и окончания работы. В графике «Место работы и должность» необходимо указать точные даты начала и окончания работы на данной должности. Даты должны быть указаны в формате день/месяц/год, например, «01.01.2024». При изменении должности в пределах одной организации необходимо указать новую должность, а даты начала и окончания работы на предыдущей должности.
2. Режим труда и заработная плата. В графике «Режим труда и заработная плата» следует указывать информацию о продолжительности рабочего времени (полный рабочий день, неполный рабочий день, сменный график и др.) и заработной плате. Для заработной платы указывается размер оплаты труда за месяц, учитывая все виды выплат (оклад, премии, надбавки и др.). Если заработная плата менялась в течение периода работы, необходимо указать все изменения с указаниями точных сумм и дат.
3. Правильность заполнения. При заполнении графиков трудовой деятельности следует быть внимательным и аккуратным. Ошибки и излишняя небрежность могут привести к неправильной информации и последующим проблемам при подтверждении трудового стажа или получении социальных льгот. Также следует проверить правильность заполнения данных организации, в которой работал, чтобы избежать возможных неточностей и перепутываний.
Следуя этим основным правилам заполнения графиков трудовой деятельности в трудовой книжке, можно быть уверенным в корректности предоставленной информации и облегчить процесс подтверждения стажа и получения социальных выплат в будущем.
Сколько хранить в организации
Важным вопросом при управлении трудовыми книжками в организации является определение срока их хранения. Каждая организация должна знать, сколько лет необходимо хранить трудовые книжки своих работников.
Согласно юридической норме, трудовую книжку работника нужно заполнять и вести с момента его приема на работу. Трудовая книжка должна содержать информацию о работе работника в организации, а также записи о его вознаграждении, отпусках и других стандартных сведениях.
Ошибки в заполнении трудовых книжек могут повлечь за собой негативные последствия для ответственных лиц организации. Поэтому важно заполнять трудовые книжки правильно и аккуратно, чтобы избежать возможных ошибок.
Организация должна хранить трудовые книжки своих работников на протяжении определенного срока. Согласно изменениям, вступающим в силу с 2024 года, организации должны хранить трудовые книжки в течение 55 лет после ухода работника на пенсию.
При хранении трудовых книжек необходимо учесть особенности техники хранения. Трудовые книжки должны храниться в специальных папках или полках в хорошо освещенных и проветриваемых помещениях. Также можно использовать электронные системы хранения для удобства работы с большим объемом документации.
Организацию должен назначить ответственный работник, который будет отвечать за хранение трудовых книжек и проверку их актуальности. Кроме того, важно вести журнал учета, в котором отражается информация о выдаче и возврате трудовых книжек работникам.
Правильно организованное хранение трудовых книжек является важным аспектом управления персоналом. Соблюдение правил хранения поможет избежать проблем при проверках соответствия документации и не допустить потери и неправильную обработку важной информации.
Правила и сроки изменений в книге учета движения трудовых книжек
Для обеспечения правильного учета движения трудовых книжек в организации необходимо соблюдать определенные правила и сроки внесения изменений в книгу учета. Основным документом, регламентирующим эти процессы, является «Порядок ведения и внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек».
Согласно данным правилам, любые изменения, связанные с движением трудовых книжек, должны вноситься немедленно после возникновения соответствующих обстоятельств. Это может быть, например, принятие нового работника на работу, его увольнение или перевод на другую должность в организации.
Важно отметить, что все изменения, внесенные в книгу учета, должны быть надлежаще оформлены и подписаны руководителем или уполномоченным лицом организации. Кроме того, изменения следует отражать с использованием даты и номера соответствующего документа, подтверждающего факт изменения (например, трудового договора или приказа о переводе).
С учетом сроков и правил внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек можно оптимизировать процесс поддержания актуальной информации. Важно иметь в виду, что нерегулярные или задержанные изменения могут создать проблемы при проверке или анализе данных, а также вызвать недопустимые ошибки в документации.
В целом, соблюдение правил и сроков внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является важным аспектом эффективного управления кадровыми процессами и поддержания достоверности информации.
Статистика по внесению изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2024 году
В 2024 году была проведена обширная работа по внесению изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Основная цель этой работы заключалась в обновлении и улучшении системы учета и контроля движения трудовых книжек.
В процессе внесения изменений были определены основные направления и причины внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Ключевыми изменениями стали усиление мер по защите данных работников, совершенствование процедуры ведения книги учета, а также обновление правил внесения изменений.
Согласно проведенным исследованиям, внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2024 году позволило снизить количество ошибок и проблем при ведении учета. В результате внесенных изменений была улучшена надежность и достоверность информации, а также повышена эффективность работы с книгой учета.
Для удобства пользователя внесенные изменения были сопровождены подробными инструкциями и рекомендациями по ведению книги учета движения трудовых книжек. Это позволило оперативно ориентироваться в новых правилах и производить внесения изменений без ошибок и задержек.
Правила и требования для заверения копии в 2024 году
Совместительству по работе обязанностью сотрудника увольняться власть Исправлять в книжке изменения, ошибках в записи. Заверять копию трудовой книжки можно при выдаче дубликатов на основании порядка, прописанного в ТК РФ.
Для корректного заполнения и заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо соблюдать следующие правила и требования:
| Порядок | Что вносить или исправлять |
|---|---|
| При приеме на работу | Запись о приеме на работу, образовании, трудовой функции, фамилии, изменении фамилии при переводе, о работе по совместительству. |
| При увольнении | Запись о увольнении, смертью сотрудника, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При изменении сведений | Записи об изменении фамилии, образовании, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При смене места работы | Запись о переводе со старого места работы на новое, фамилии, образовании, изменении трудовой функции. |
| При ошибке в записи | Исправление записи с помощью корректного вноса исправлений на лицевом листе или титульного листа трудовой книжки. |
Для заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо обратиться в уполномоченные органы, где производится проверка документов и их дубликат. Это может быть региональный центр занятости, кадровое агентство и другие организации, уполномоченные на выдачу дубликатов трудовых книжек.