Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя и в модуле помощи.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:

1. Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
   • молоко и молочная продукция;
   • упакованная вода;
   • табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
   • одежда и товары легкой промышленности;
   • обувь;
   • духи и туалетная вода;
   • шины и покрышки;
   • фотоаппараты и лампы-вспышки.
2. Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
3. Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
4. вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
5. Вы работаете с маркетплейсами.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:

• сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
• передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
• участие в торгах и закупках.

По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:

1. Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
2. Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями.
3. Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
4. Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.

Особенности и преимущества СЭД

Все плюсы и характеристики СЭД связаны непосредственно с особенностями самого электронного документооборота:

• Сокращается время на рутинные бизнес-процессы — распечатать документ, подписать, отсканировать, отправить письмом, курьером.
• Используется меньше ресурсов — бумаги, чернил в принтере, рабочего времени сотрудников.
• Уменьшается вероятность ошибок в составлении документов благодаря автоматическому заполнению форм.
• Легко отследить судьбу любого документа и посмотреть, кто за него отвечает. То есть важная бумажка не осядет в ящике у секретаря и не потеряется почтой.
• Документы хранятся и передаются безопасно: электронную подпись не подделать, а доступ есть у ограниченного числа человек.
• Некоторые СЭД поддерживают функции удалённой работы, формирования отчётов и статистики.

Начинают работу с внесения базовой информации. Это сведения о самой компании, о её работниках, контрагентах, клиентах, о её товарах и услугах. Настраивается всё только один раз. Когда всё внесено, пользователям нужно выдать данные для авторизации.

Хотя у каждой системы есть специфика и собственный интерфейс, схема работы примерно одинакова для всех. Очень упрощённо она выглядит так:

1. Один пользователь создаёт документ и направляет его другому для обсуждения или ознакомления.
2. Тот его принимает, согласовывает или корректирует и в итоге подписывает электронной подписью.
3. Документ хранится в системе в качестве оригинала — распечатывать его не нужно.
4. Он доступен обоим пользователям, кроме того, доступ к нему при необходимости предоставляется и другим лицам.

Электронная подпись может быть квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Если при работе в СЭД не предполагаются подача отчётности в госорганы, обмен счетами-фактурами и прочими документами с контрагентами, то достаточно НЭП. Если же функционал СЭД включает представление отчётов и иное взаимодействие с государственными структурами, а также обмен юридически значимыми документами с другими компаниями, то понадобится КЭП.

✅Плюсы	❌Минусы
Снижаются расходы на бумагу, печать, доставку документов.	Если у некоторых контрагентов нет ЭДО, им придется отправлять договора в бумажном виде.
Проще отправлять документы в госорганы — не надо ходить по учреждениям, сидеть в очередях.	Переход на ЭДО стоит денег. Надо платить за лицензии, либо пакет документов.
Можно следить за статусом документа — например, подписал его контрагент или нет.	Если система ЭДО барахлит, пока сбой не устранят, нельзя отправлять документы.
Отправить документ можно в любое время: в праздники или когда в офисе никого.	Трудно привыкнуть. Например, некоторым работникам в возрасте привычнее иметь дело с бумажными документами, а не ЭДО.

Виды электронного документооборота

ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.

Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.

Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.

Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.

С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.

ЭДО помогает экономить ресурсы

Меньше трат на делопроизводство. Бумажный документооборот требует постоянных трат — нужно закупать оргтехнику и расходные материалы, оплачивать работу секретарей, делопроизводителей и архивариусов, пользоваться курьерами или службами доставки документов.

С электронным документооборотом трат меньше: нужно просто заключить договор с оператором ЭДО и обучить сотрудников. Также можно подключить платные решения, которые помогают работать с электронными документами: облака для хранения данных, системы учета данных.

Меньше штрафов от контролирующих органов. Налоговые и другие проверки вызывают огромный стресс у бухгалтеров и других специалистов. Бумажные документы теряются, оказываются неподписанными или незарегистрированными, в журналах учета документов не стоят нужные отметки. Это приводит к штрафам, а иногда и к потере лицензии.

С ЭДО у бухгалтера будет круглосуточный доступ к любым документам, организованным в нужном для него порядке. Если сотрудники пользуются специальными IT-решениями от операторов ЭДО, то документы будут заполняться автоматически и в них точно будут все подписи и верные даты.

Больше выгодных сделок. В бумажных документах, а также в электронных, но хранящихся в разных местах, сложно найти нюансы сделок — например, сложно понять, из чего складывается стоимость перевозки или оборудования. Это мешает делать правильные выводы и совершать выгодные сделки.

Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота

Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:

• заключение сделок;
• приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
• расчет налоговой базы.

Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:

• на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
• зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
• почтовую и курьерскую пересылки.

Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.

С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

• сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
• повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
• бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
• гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
• соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
• развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
• новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
• повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

ЭДО — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Принципиальное отличие ЭДО от традиционного документооборота – отсутствие бумаги, в основе электронного документооборота безбумажный и быстрый документообмен.

Электронный документооборот осуществляется с помощью систем электронного документооборота (СЭД). СЭД — это программное обеспечение, система, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)

Документопотоки в ЭДО делятся на два вида: внутренние и внешние. Внутренний электронный документооборот — это документооборот документов внутри компании. Этот вид документов не предназначен для отправки за пределы компании. Внешний документооборот осуществляется со структурами, находящимися за пределами компании: партнерами, контрагентами, госорганами и др.

Важная часть электронного документооборота — электронная подпись. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО достаточно простой электронной подписи (ЭП) или неквалифицированной ЭП, для внешнего ЭДО, в том числе для электронной отчетности в госорганы, требуется квалифицированная электронная подпись, эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.

Как выбрать своего оператора ЭДО.

Рынок операторов ЭДО в России конкурентен. В последние годы его мощными драйверами роста стали импортозамещение и цифровизация, причем цифровизацию, как уже было сказано в статье, активно продвигает государство. При выборе оператора ЭДО перед компанией встает серьезный выбор: при первичном изучении рынка, как правило, а зоне внимания оказываются около 30 операторов электронного документооборота. На финальном этапе выбор обычно идет примерно из пяти-семи операторов ЭДО.

По каким ключевым параметрам выбирают оператора ЭДО:

• Тарифы.
• Наличие/отсутствие тестового периода.
• Техподдержка.
• Интеграция с другими операторами, обмен в роуминге.
• Наличие мобильного решения.

Шаг 2. Продумываем систему документооборота

Важно определить путь движения документов для всех операций, в которых они задействованы. Отталкиваться стоит от прежнего документооборота — возьмите стандартный порядок за основу и адаптируйте к цифровому формату:

• установите количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
• пропишите цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
• определите сотрудников, ответственных за отправку и заверение файлов;
• подробно пропишите порядок, в котором компания будет документально взаимодействовать с контролирующими органами.

Похожие записи:

• Детское пособие малоимущим семьям
• Помощь многодетным семьям в 2023 году
• Понижающий коэффициент для военных пенсионеров в 2023 году