Учет и ведении документации по ОТ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и ведении документации по ОТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Какие ЛНА по охране труда проверяют при проверках охраны труда, зависит от цели проверки. Вполне вероятно, что инспектор по труду сосредоточится на журналах учета несчастных случаев, актах расследования, карточках выдачи спецодежды, паспортизации условий труда и инструктажах. Специалисты по электрохозяйству, грузоподъемному оборудованию или котлонадзору будут проверять «свои» документы. Поэтому лучший способ обезопасить работников, защитить работодателя и себя от ответственности – это правильно организовать документооборот службы ОТ и ежедневно работать строго по требованиям отечественного законодательства. Если так получилось, что проверка на носу, а новоназначенный специалист только начинает организовывать охрану труда, лучше начинать с оформления документации непосредственно по работе службы ОТ, обучения и выдачи спецодежды, СИЗ.

Проверка охраны труда: какие локальные документы проверяют?

В этой статье приведен базовый (основной) перечень документов для специалиста по ОТ, который занимается медосмотрами, контролирует состояние условий труда, исправность оборудования, работает с подрядчиками — ЛНА по охране труда.

Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов

Общие требования к оформлению управленческой (организационно-распорядительной) документации содержатся в:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);

Методических рекомендациях по внедрению ГОСТР 6.30-2003, утвержденных Росархивом.

Оформление документов по различным направлениям охраны труда регламентируется нормативными актами. В них, как правило, содержатся и формы самих документов.

Так, разработке и оформлению инструкций по охране труда посвящен раздел 5 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. В приложении 8 к названному постановлению приведен примерный вид титульного листа инструкции по охране труда для работника.

Как провести аудит по охране труда

При проведении аудита с привлечением специализированной компании чаще всего используются чек-листы, в которых учтен опыт компании-аудитора и передовой опыт предприятий в конкретной отрасли. Как правило, для лучшей и разносторонней оценки одновременно используется несколько методик. Это позволяет учитывать специфику предприятия, методические подходы к охране труда, финансовые возможности и квалификационный уровень работников. 10-летний опыт специалистов компании ЭкоПромЦентр позволяет провести работы по охране труда качественно и в соответствии с требованиями законодательства.

Компания ООО «ЭкоПромЦентр» внесена в реестр аккредитованных организаций под номером 4123. На данном основании компания имеет право осуществлять функции службы охраны труда или специалиста по охране труда для работодателей, с численностью работников до 50 человек.

Какую проверку нужно проводить — внешнюю или внутреннюю?

Часто возникает вопрос — в каких случаях необходимо провести внешнюю аудиторскую проверку состояния охраны труда, а когда можно обойтись внутренней?

Внутренний аудит позволяет проверить, как работает система управления охраной труда на предприятии. Его можно проводить регулярно, определив порядок и периодичность локальным нормативным актом. Также возможно проводить и внеплановую аудиторскую проверку как во всей организации, так и в отдельном ее подразделении. Такие действия помогают выявить систематические нарушения охраны труда и получить внутреннюю статистику предприятия.

Внешний аудит является более масштабным мероприятием, поэтому причины для его проведения тоже более серьезные, а наиболее частыми из них являются:

• Плановые проверки Государственной инспекции труда (ГИТ);
• Недавно произошедшая авария или был зафиксирован тяжелый, групповой или смертельный несчастный случай на производстве;
• Организация участвует в тендерах, где есть требование наличия и соответствия локальной документации по охране труда.

Помимо этого, заказчиками аудиторской проверки являются работодатели, которые хотят оценить реальное состояние дел по охране труда на своем предприятии, или в случае проведения реорганизации. В тех случаях, когда:

• Служба охраны труда отсутствует;
• Штатный специалист по охране труда в одиночку не справляется с большим объемом работ;
• Или же данная штатная единица не выделена вообще,

Готовые отраслевые комплекты документов по охране труда

Подготовка базового набора документов по ОТ даст вам уверенность в успешном прохождении проверок контролирующих органов без стрессов и штрафов (так, например, при отсутствии надлежащим образом оформленной процедуры выдачи защитных средств на организацию могут наложить штраф до 150.000р)

В составе базового комплекта вы получите:

• Комплект Приказов по организации охраны труда
• Положения и схемы для организации обучения
• Все необходимые журналы для вашего профиля деятельности

• Типовые инструкции по профессиям и по видам работ
• Документы по организации и проведению медицинских осмотров
• Положение о СУОТ

Охрана труда — система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. [1]

Кроме того, охрана труда рассматривается в юридической литературе ещё с нескольких позиций:

1. Как основной принцип трудового права и трудовых правоотношений

2. Как система законодательных актов, а также предупредительных и регламентирующих социально-экономических, организационных, технических, санитарно-гигиенических и лечебно-профилактических мероприятий, технических средств и методов, направленных на обеспечение безопасных условий труда. (ГОСТ 12.0.002-80)

Аудит охраны труда – это процедура, которая представляет собой проверку документации и предприятия на соответствие нормативным требованиям по охране труда. Аудит позволяет выявить нарушения требований охраны труда, ошибки и неточности в ведении документации и организации работы, подготовиться к дальнейшей работе, оценить объем работ и затраты на ОТ.

Этапы работы:

1. ЭТАП: документарная проверка по вопросам охраны труда Проведение анализа действующей документации по вопросам охраны труда по основным направлениям.
2. ЭТАП: выездное обследования состояния охраны труда на предприятии Обследование состояния охраны труда на рабочих местах в организации: сбор, обработка, обобщение, оценка и анализ полученной информации.
3. ЭТАП: подготовка аудиторского отчета (содержит результат проверки наличия и оформления всей необходимой документации по охране труда, оценку состояния охраны труда в организации, оценку финансовых, административных и иных рисков по каждому выявленному нарушению).

Следующий этап работы – это разработка полного пакета документов по ОТ для организации и/или аутсорсинг охраны труда (выполнение функции службы охраны труда (специалиста по охране труда) по договору оказания услуг).

Для организации с численностью сотрудников до 50 человек служба охраны труда может не создаваться и должность специалиста по охране труда может не вводиться в штат в соответствии со статьей 217 Трудового Кодекса Российской Федерации. В данной ситуации вы можете воспользоваться услугой «Аутсорсинг охраны труда» сторонней организации, компетентной в данной области и аккредитованной в установленном порядке, именно такой организацией является наша.

Аутсорсинг охраны труда предполагает сопровождение организации по вопросам охраны труда в процессе её текущей деятельности. Передача функций (полностью или частично) выполняется на основании заключенного договора между Заказчиком и Организацией, специализирующейся на оказании услуг в сфере охраны труда. Такое обслуживание позволяет более эффективно выполнять работу в области охраны труда и сократить нагрузку на бюджет Организации.

Основные преимущества передачи обязанностей по охране труда на аутсорсинг:

• гарантированное выполнение указанного в договоре объема работ в соответствии с календарным планом;
• более качественное и быстрое выполнение работ по охране труда за счет большого опыта сотрудников;
• высвобождение времени руководителя, которое он может использовать рационально, сконцентрировавшись на главных стратегических целях и задачах своей организации;
• возможность проконсультироваться со специалистом в любое время;
• экономия бюджета на организацию рабочего места для штатного специалиста;

Наша компания, которая имеет аккредитацию в Министерстве Труда и всю необходимые разрешительные документы на предоставление услуг, готова выполнить следующие работы, направленные на повышение безопасности ваших сотрудников:

1. Разработка и внедрение документации в области охраны труда согласно требованиям трудового законодательства РФ;
2. Проведение вводных, первичных, периодических инструктажей;
3. Ведение журналов инструктажей (регистрация различных видов инструктажей);
4. Контроль функционирования системы управления охраны труда;
5. Контроль за соблюдением в структурных подразделениях законодательных и нормативно-правовых актов по охране труда, проведение профилактической работы;
6. Контроль своевременности и полноты обеспечения работников организации средствами индивидуальной защиты, а также за их состоянием и исправностью;
7. Выявление потребностей в обучении работников в области охраны труда, а также по различным программам необходимым для соблюдения трудового законодательства РФ;
8. Разработка предложений по повышению эффективности мероприятий по улучшению условий охраны труда;
9. Контроль работы комиссии по проверке знаний требований охраны труда;
10. Составление протоколов проверки знаний требований охраны труда, оформление и выдача внутренних удостоверений по охране труда;
11. Разработка новых и пересмотр действующих инструкций по охране труда, а также составление программ обучения работников безопасным приемам и методам работы;
12. Методическая и консультационная помощь в расследовании несчастных случаев на производстве;
13. Участие в проверках государственных органов контроля и надзора в области охраны труда.

Польза внутреннего аудита

Независимая оценка пожарного риска: аудит безопасности МЧС

Аудит по охране труда не служит обязательным условием для руководства предприятий, решение о назначении проверки принимается индивидуально членами руководства. Аудиты охраны труда помогают руководителю предприятия получить данные о нарушениях в этой области и в дальнейшем предоставить в отчетах пути решения этих проблем владельцу объекта.

Внутренним аудитом называют проверку структуры, которая управляет охраной труда, на предмет отлаженной работы. Осуществлять проведение таких проверок нужно постоянно, это позволит:

• получить своевременные сведения по состоянию условий труда в компании;
• обнаружить несоответствия обустройства мест для работы и опасные факторы производства;
• подготовиться к аудиту государственной инспекции труда;
• проверить существующую систему управления охраной труда;
• оценить действия сотрудников и выявить причины травматических ситуаций на производстве;
• исключить штрафы по итогам проверок;
• качественно пройти контроль уполномоченных учреждений.

Организация контроля за состоянием охраны труда

В зависимости от специфики производства, структуры предприятия, контроль может производиться:

I. Первая ступень – руководителями I уровня управления – непосредственные руководители работ на производственных объектах и руководители производственных объектов (мастера, механики, энергетики, технологи и др.) на участке цеха, строительной площадки, в смене или бригаде.

II. Вторая ступень – руководителями II уровня управления – руководители подразделений (начальники подразделений и их заместители) в цехе, на строительной площадке, на производстве или участке предприятия.

III. Третья ступень – руководителями III уровня управления – руководители и главные специалисты организации (работодателя) на предприятии в целом.

Каждая ступень контроля должна осуществляться на определенном уровне управления по установленной программе в установленные сроки.

• Руководители I уровня управления осуществляют контроль ежедневно в начале рабочего дня (смены), а при необходимости (работа с повышенной опасностью и др.) – и в течение рабочего дня (смены).
• Руководители II уровня управления осуществляют контроль не реже одного раза в неделю, как правило, с той частотой, с которой они непосредственно присутствуют на производственных объектах.
• Руководители III уровня управления осуществляют контроль не реже одного раза в месяц.

Руководство организацией контроля осуществляет руководитель предприятия. Результаты проведения контроля должны фиксироваться в специализированных журналах.

I. Первая ступень контроля за состоянием охраны труда в организации

На первой ступени контроля рекомендуется проверять:

• выполнение мероприятий по устранению нарушений, выявленных предыдущей проверкой;
• состояние и правильность организации рабочих мест (расположение и наличие необходимого инструмента, приспособлений, защитных устройств, заготовок и др.);
• состояние проходов, переходов, проездов;
• безопасность технологического оборудования, грузоподъемных и транспортных средств;
• соблюдение правил электробезопасности при работе с электроинструментом и на электроустановках;
• соблюдение правил складирования заготовок и готовой продукции;
• исправность приточной и (или) вытяжной вентиляции, местных отсосов, пыле- и газоулавливающих устройств;
• соблюдение правил безопасности при работе с вредными и пожаровзрывоопасными веществами и материалами;
• наличие и соблюдение работающими инструкций по охране труда;
• наличие и правильность использования работающими средств индивидуальной защиты;
• наличие первичных средств пожаротушения;
• наличие у работающих соответствующих удостоверений на право проведения отдельных видов работ (работ на грузоподъемных средствах, работ с пиротехническим инструментом и др.).

По выявленным при проверке нарушениям намечаются мероприятия по их устранению, определяются сроки и ответственные за исполнение. Если недостатки, выявленные проверкой, не могут быть устранены незамедлительно, то руководитель подразделения должен по окончании осмотра доложить об этом вышестоящему руководителю для принятия соответствующих мер.

В случае выявления грубого нарушения правил и норм охраны труда, могущего причинить ущерб здоровью работающих или привести к аварии, работа приостанавливается до устранения этого нарушения.

Основные типы документов по охране труда

Выделяется несколько основных типов документации по охране труда.

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда и, тем самым, работодателем – государственных нормативных требований охраны труда.

Во-вторых, это различные фиксирующие деятельность работников (и тем самым – деятельность работодателя) по соблюдению требований локальных нормативных актов, государственных нормативных требований охраны труда и т.п. К такой документации следует отнести и результаты аттестации рабочих мест по условиям труда. Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он фиксирует (документирует) всю конкретную деятельность, но главное, мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

В-третьих, важнейшие документы охраны труда – материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В принципе они тоже относятся к “записям”, но их особый статус, их крайняя важность и для пострадавшего и для работодателя заставляют выделить их из массива всех других записей.

В-четвертых, это письма и предписания органов власти, надзора и контроля и т.п. Все они, как правило, требуют каких-то оперативных действий, а потому и выделены особо.

В-пятых, документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя (по охране труда). Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно-технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельности и договор со сторонней организацией, осуществляющей информационное обслуживание по актуализации этой базы.

В-шестых, документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и т.п. “внешние” документы.

В-седьмых, документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти. Наличие этих документов подразумевает и восьмой тип – документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

В чем-то условно, но к особому типу документов могут быть отнесены учебно-методические, чисто информационные и другие (не строго обязательные) документы, связанные с работами по охране труда и обеспечением безопасности производства.

Отчетность по охране труда

Эффективная организация работ по охране труда немыслима без документов внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем).

Структурные (функциональные) подразделения отчитываются перед организацией в целом:

1) ежемесячно:

• — о проведенных проверках состояния охраны труда комиссиями вышестоящих органов, органов государственного надзора и своими силами с указанием выявленных нарушений и выданных предписаний;
• — о выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с указанием невыполненных документов и причин невыполнения;
• — о привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;
• — об изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;
• — о производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых мер по обеспечению безопасности при производстве работ;

2) один раз в полугодие:

• — о количестве рабочих мест, подлежащих аттестации, с указанием количества аттестованных рабочих мест;
• — о количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным методам труда;- о выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников, которым улучшены условия труда;

3) немедленно и в сроки, установленные соответствующими нормативными документами для окончания расследования несчастных случаев на производстве:

• — о случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;
• — о случаях производственного травматизма с указанием числа пострадавших, в том числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер;
• — о происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях, дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и т. п.) с указанием обстоятельств и причин;

Служба охраны труда отчитывается перед руководством организации (ее собственником или его представителями, например Советом директоров) не реже, чем один раз в год.

Организация-работодатель отчитываются перед органами государственного надзора, статистическими управлениями в сроки и по формам, установленным этими органами.

Статистический инструментарий для организации статистического наблюдения в сфере охраны труда состоит из двух форм: 1-т (условия труда) “Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда” и 7- травматизм “Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях”.

Отчеты предоставляются в территориальный орган Росстата в субъекте Российской Федерации. Как правило, Росстат должен прислать запрос на получение сведений за требуемый период с приложением актуальной формы для заполнения. Если запрос в организацию не поступал, значит, организация не относится к юридическим лицам обязанным подавать статистическую отчетность именно в данной области.

Форма «№ 1-Т (условия труда)» обновляется почти ежегодно. На сегодняшний день актуальной является редакция, утвержденная Приказом Росстата от 2 августа 2016 г. N 379 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования». Отчет предоставляют юридические лица, осуществляющие деятельность по сельскому хозяйству, охоте и лесному хозяйству, по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, по производству и распределению электроэнергии, газа и воды, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства). Срок подачи отчета – 20 января после отчетного периода. Сведения о предприятия за год формируются в 2 раздела: раздел 1 «Состояние условий труда», раздел 2 «Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда». Подписывается отчет должностным лицом, ответственным за предоставление статистической информации. Как правило, на крупных предприятиях, это руководитель отдела по охране труда. Если в штате есть лишь специалист по охране труда, то лучше подписывать отчет у руководителя компании или его заместителя. Потому как сведения, указываемые в отчете, собираются не только с данных находящихся у специалиста по охране труда, но и с данных предоставляемых кадровой службой (численность работников на конец отчетного периода, распределение по полу, возрасту, статусу).

Форма «№ 7-травматизм» содержит сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях за год. 21 июня 2017 года был утвержден Приказ Росстата № 417 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за травматизмом на производстве и профессиональными заболеваниями». Сведения предоставляют юридические лица, (кроме микропредприятий), осуществляющие все виды экономической деятельности, кроме: финансовой и страховой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности, социального обеспечения, образования, деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров; деятельности экстерриториальных организаций. Срок подачи отчета – 25 января. В подготовке отчета по этой форме потребуются некоторые данные от бухгалтерии. В частности, число человеко-дней нетрудоспособности, временная трудоспособность которых закончилась в отчетном году, а также сумма затрат на мероприятия по охране труда. Сведения о наличии медпункта указываются только в том случае, если в штатном расписании организации есть врач, способный оказать первичную неотложную помощь. Отчет так же подписывается должностным лицом, ответственным за предоставление статистической информации.

Сроки хранения документов по ОТ

Вид документа	Срок хранения	Основание
Общие
Коллективные договоры	Постоянно	Пункт 576
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные	Постоянно	Пункт 577
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним:		Пункт 19
а) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)	75 лет
б) по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений	5 лет	Пункт 21
Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест)	45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 75 лет	Пункт 602
Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 лет	Пункт 603
Документы (акты, справки, информация) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда	5 лет	Пункт 609
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков	5 лет	Пункт 610
Правила, инструкции, регламенты:		Пункт 27
а) по месту разработки и (или) утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года после замены новыми
Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информация, докладные записки и др.) к ним:		Пункт 467
а) сводные годовые и с большей периодичностью	Постоянно
б) годовые и с большей периодичностью	Постоянно
в) полугодовые	5 лет, при отсутствии годовых — постоянно
г) квартальные	5 лет, при отсутствии годовых — постоянно
д) месячные	1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда	5 лет	Пункт 627
Улучшение условий труда
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий	Постоянно	Пункт 604
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно- оздоровительных мероприятий	5 лет	Пункт 605
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	Пункт 606
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет	Пункт 607
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 лет	Пункт 608
Вредные условия труда
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:		Пункт 611
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:		Пункт 612
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	75 лет	Пункт 613
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий	75 лет	Пункт 615
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда	75 лет	Пункт 617
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов	Постоянно	Пункт 614
Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	75 лет	Пункт 636
Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	5 лет	Пункт 640
Обучение по ОТ
Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда	5 лет	Пункт 624
Протоколы проверки знаний требований охраны труда	5 лет	Пункт 625
Журналы, книги учета:		Пункт 626
а) профилактических работ по охране труда	10 лет
б) инструктажа по охране труда	10 лет
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	Пункт 707
Медосмотр
Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:		Пункт 645
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Переписка о проведении медицинских осмотров работников	5 лет	Пункт 646
Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников врачами-консультантами отдельных специальностей	3 года	Пункт 914
Травматизм и профзаболевания
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций	5 лет	Пункт 621
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	75 лет	Пункт 622
Договоры страхования работников от несчастных случаев	5 лет после истечения срока действия договора, при несчастном случае — 75 лет	Пункт 623
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев	5 лет	Пункт 628
Сведения об авариях и несчастных случаях	5 лет, сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, — постоянно	Пункт 629
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно	Пункт 630
Переписка об авариях и несчастных случаях	5 лет	Пункт 631
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:		Пункт 632
а) по месту происшествия	75 лет, о связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
б) в других организациях	5 лет
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	75 лет	Пункт 633
Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	10 лет	Пункт 634
Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению	5 лет	Пункт 635
Документы по результатам надзорных проверок
Журналы учета исполнения постановлений о штрафах	3 года после оплаты последнего штрафа, записанного в журнале	Пункт 642
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил	3 года	Пункт 643

Этапы внутреннего аудита охраны труда

В общем виде процедура внутреннего аудита может состоять из нескольких этапов, идущих в таком порядке:

1. Определение основных направлений аудита и выбор объектов, подлежащих проверке.
2. Выбор и назначение аудитора или аудиторской группы.
3. Разработка рабочей документации для проведения проверки (стандарта и плана аудита, чек-листов и пр.).
4. Распределение работы между аудиторами в том случае, если их несколько.
5. Издание приказа о проведении внутреннего аудита и уведомление руководителей аудируемых подразделений о грядущей проверке.
6. Непосредственно проведение проверки: изучение документации (локальных нормативных актов, технологических бумаг и пр.), интервьюирование сотрудников, обследование производства.
7. Оформление протоколов несоответствия (при необходимости) и составление отчета по аудиту.
8. Проведение итогового собрания, в ходе которого аудиторы указывают руководителям предприятия и подразделений на выявленные в ходе проверки недостатки и несоответствия.
9. Разработка корректирующих мероприятий, направленных на устранение нарушений.

Общая стратегическая цель любого аудита ОТ — получение наибольшего эффекта от реализуемых мер, ориентированных на обеспечение охраны труда. В зависимости от конкретных обстоятельств и проблем, имеющихся в компании, разделяют несколько видов аудита:

• оперативный, который еще именуют внеплановым. Он проводится при выявления нарушений или других сложностей на конкретном производственном участке или другом бизнес-объекте;
• целевой, который направлен на выполнение сбора или анализа информации о состоянии конкретной системы или объекта, работающего в рамках организации. Этот вид процедуры проводится не для ликвидации срочных проблем, а в связи с выполнением долгосрочной стратегии развития компании – например, в целях рассмотрения потребности в модернизации используемой техники, снижения риска профзаболеваний на данном производстве и так далее;
• комплексный, задача которого — сбор сведений о предприятии. Он выполняется, чтобы повысить действенность СУОТ в целом – как за счет отдельных ее элементов, так и за счет синергетического эффекта.

Нормативные документы

Ст.22 ТК говорит о том, что каждый работодатель обязан соблюдать нормативно-правовые акты и Трудовой кодекс в процессе своей деятельности. Разработка документов по охране труда тоже опирается на Трудовой кодекс, где регламентируются права работодателя и сотрудников, регулируется их деятельность после подписания трудового договора. В десятом разделе систематизированы требования по ОТ.

К нормативным документам относят призванные создать безопасные условия для работников законодательные акты, постановления и приказы. Также в эту категорию входят государственные стандарты, СанПиНы, технические регламенты.

Список может дополняться отраслевыми стандартами и корректироваться с учетом специфики работы конкретного предприятия.

Профессиональная разработка документов по охране труда в Санкт-Петербурге

Даже при отсутствии специалиста по ОТ в штате, во время плановых или внеочередных проверок потребуется предоставить инспектору необходимые документы по охране труда на предприятии. Чтобы разработать документацию, следует обратиться за помощью к команде профессионалов. «Экостар» — экспертная лаборатория, которая готова выполнить эту работу на условиях аутсорсинга, обезопасив предприятие от возможных претензий надзорных органов и штрафных санкций.

Похожие записи:

• Лицензия на травматическое оружие
• Не всем увеличат пенсии с 1 января 2023 – кому не дадут надбавку
• Какие пособия и льготы у матерей одиночек в 2024 Тульской области