Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить приходный кассовый ордер, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Как заполняется приходный кассовый ордер?
Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.
Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.
Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.
Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
- ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
- журнал регистрации данных счетчиков;
- сами показания;
- справки-расчеты;
- акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
- выписки о вызове технических специалистов.
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
- Приходный кассовый ордер — это документ, обязательный к оформлению для юридических лиц при приходе в кассу наличных.
- Ордер оформляется только по унифицированной форме КО-1.
- Если не оформлять приходники, то будет наложен штраф.
- ИП не обязаны оформлять кассовые документы — РКО и ПКО.
- ПКО состоит из двух частей: ордер остаётся в бухгалтерии, а квитанция выдаётся лицу, внёсшему в кассу наличные.
- Можно оформить ПКО от руки на распечатанном бланке или заполнить в текстовом редакторе или 1С, но после этого его всё равно нужно распечатать, чтобы подписать.
- Для учёта кассовых ордеров нужно вести специальный журнал или книгу, где будут собраны все ПКО и РКО. Такой журнал можно разработать самостоятельно, так как форма его ведения (КО-3) является рекомендацией.
- Хранить расходники по кассе необходимо минимум пять лет, сокращать срок хранения нельзя, а вот продлевать можно при необходимости.
В графе «Дебет» кассово-приходного ордера всегда прописывается счёт 50 «Касса». Либо может указываться номер субсчёта (актуально, когда утверждён рабочий план счетов).
В графе «Кредит», а именно в столбце «Корреспондирующий счёт, субсчёт», указываются уже разные номера счетов.
| Операции | Номер счёта |
|---|---|
| Передача денег из кассы в кассу | 50 |
| Расчётные счета | 51 |
| Расчёты с покупателями и заказчиками | 62 |
| Возврат излишне выплаченной зарплаты | 70 |
| Расчёты с подотчётным лицом | 71 |
| Расчёты с персоналом по прочим операциям | 73 |
| Расчёты с учредителями | 75 |
| Продажи | 90 |
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Это должен знать каждый профессионал
С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО…» вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?
Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.
Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.
Регистрация кассового документа и сроки его хранения
Каждый приходник, по которому были приняты в кассу предприятия наличные средства, должен быть зарегистрирован в «Журнале учета кассовых операций» – стандартизированная форма КО-3. Регистрируемому документу присваивается порядковый номер, исчисление которых ведется в нарастающем порядке, начиная с первого финансового дня текущего года.
К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в Журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, как и за само отсутствие ПКО, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.
Сроки хранения ПКО установлены, как и для всех кассовых документов, – пять лет. На хранение могут быть приняты только приходники, оформленные в установленном порядке – с указанием не только данных по финансовой операции, но и установочных данных предприятия. Учитывая это, следует помнить, что форма электронного учета, которая используется хозяйственным субъектом, не всегда содержит всю необходимую информацию (название организации, структурного подразделения, коды ОКУД, ОКПО), поэтому целесообразно использовать в документообороте типовой приходный кассовый ордер, который наиболее удобен для исполнителя и визуального прочтения.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Порядок заполнения ПКО
Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:
- В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
- Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
- Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
- Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
- Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
- Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
- В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
- Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
- «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
- В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
- Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
- «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
- Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
- «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
- «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.
Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.
Несколько деталей, которые нужно знать
Ни в коем случае не допускается внесение исправлений, опечаток и других ошибок. При наличии любой помарки приходник должен оформляться заново. Не допустимым фактором есть внесение дополнительных пунктов и поправок.
Не разрешено принимать деньги в кассу без оформления приходного ордера. Такие действия считаются нарушениями и влекут за собой наказание в виде штрафа. Должностное лицо, в обязанности которого входит подготавливать ордера, должно будет заплатить до 5 000 руб., а организация – до 50 000 руб.
Если предприятие частично или полностью не оприходовало наличные по приходнику, то налоговая проверка расценит это как грубейшее нарушение оформления учета, и ответственное лицо будет облагаться штрафными санкциями.
Банковский ордер. Форма ОКУД 0401067
Банковский ордер является расчетным документом и может применяться при осуществлении кредитной организацией (филиалом) расчетных операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, открытому в этой кредитной организации (филиале), в случаях, если плательщиком или получателем является сама кредитная организация (филиал).
Банковский ордер составляется кредитной организацией (филиалом) на бумажном носителе или в электронном виде. Банковский ордер оформляется по форме 0401067. Поля, предназначенные для проставления значений каждого из реквизитов в банковском ордере, обозначены номерами в приложении 2 к настоящему Указанию. Описание полей (реквизитов) банковского ордера приведено в приложении 3 к настоящему Указанию. Цифровые коды форм документов, используемых в настоящем Указании, соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации.
Допускается включение в банковский ордер дополнительных полей, не предусмотренных Указанием ЦБ РФ от 11.12.2009 N 2360-У «О порядке составления и применения банковского ордера», перечень которых устанавливается кредитной
Банковский ордер подписывается лицами, наделенными правом первой или второй подписи для его подписания.
Кредитная организация устанавливает порядок подтверждения подлинности банковского ордера, составленного в электронном виде, обеспечивает контроль его целостности и подтверждение подлинности.
Банковский ордер, составленный на бумажном носителе, бумажная копия банковского ордера, составленного в электронном виде, не должны превышать формата A4. В случаях, когда корреспондирующие счета и суммы по счетам не могут быть размещены на одном листе формата A4, применяется многостраничная форма банковского ордера.
Порядок формирования многостраничной формы банковского ордера, подписания, нумерации страниц с указанием в банковском ордере общего количества страниц устанавливается кредитной организацией.
Банковский ордер может быть использован при осуществлении расчетных операций, по которым один счет клиента или кредитной организации (филиала) — плательщика (получателя) корреспондирует с несколькими счетами кредитной организации (филиала) или клиентов-получателей (плательщиков). В этом случае соответствующие наименования и номера счетов плательщиков (получателей) и суммы по ним указываются отдельными строками.
К выписке из лицевого счета клиента прилагается банковский ордер, отражающий операции, проведенные по указанному лицевому счету.
При отсутствии или недостаточности денежных средств на банковском счете клиента-плательщика составленный на бумажном носителе банковский ордер помещается в картотеку расчетных документов, не оплаченных в срок. Допускается частичная оплата банковского ордера платежным ордером формы 0401066 в порядке, предусмотренном для платежного поручения Положением Банка России N 2-П. Информация, указанная в свободных полях банковского ордера, переносится в поле «Назначение платежа» платежного ордера в порядке, установленном кредитной организацией.
Порядок помещения в картотеку и оплаты банковского ордера в электронном виде в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на счете клиента устанавливается кредитной организацией с учетом требований законодательства Российской Федерации, в том числе нормативных актов Банка России.
Что такое приходный кассовый ордер
Бланк «приходника» является формой КО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года. Форма унифицирована, обязанность использовать именно ее закреплена в указании Банка России №3210-У от 11.03.2011 года.
Документ используется в случаях, когда в кассу организации поступают денежные средства. Это может быть как выручка, так и внесенные суммы от руководства или собственников компании, а также всевозможные возвраты.
|
Как заполняется приходный ордер
Документ состоит из двух частей:
- Собственно приходный ордер
- Квитанция к ордеру (часть, которая отрывается и передается покупателю)
Рассмотрим каким образом заполняется сам ордер в таблице.
| Поле документа | Как заполнить |
| Название организации, ОКПО | В этих графах указываем как называется организация, которая получила средства в кассу. Название не обязательно должно быть полным, может быть указано краткое наименование. Здесь же, в специально выделенном прямоугольнике, нужно записать код ОКПО компании |
| Структурное подразделение | Одной из особенностей данного поля является то, что если денежные средства вносит работник организации, то поле не заполняется
Название подразделения указывают только если деньги поступили от стороннего лица или организации |
| Номер и дата документа | Указываем порядковый номер и дату, когда был составлен документ |
| Табличная часть с данными бухгалтерского учета | Ордер содержит небольшую таблицу, в которую нужно вписать проводку в отношении поступивших денег, а также сумму поступления. Эти три графы заполняют все без исключения налогоплательщики. Те, кто находится на упрощенке, в строках Дебет и Кредит ставят прочерки.
Другие три графы, касающиеся аналитики и целевых поступлений, заполняются очень редко, в особых случаях. В связи с тем, что по приходному ордеру деньги всегда только вносятся, в графе Дебет будет стоять 50 счет |
Далее необходимо указать информацию, которая касается непосредственно поступивших денежных средств.