Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единых законодательных требований к составлению описи документов нет. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные бланки (к примеру, при отправке заказных писем), так формы, разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Опись документов для передачи другой организации
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодательно не установлено. Поэтому если конкретный бланк описи не согласован сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составить ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должны быть понятны следующие сведения: что именно, в каком количестве, когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации желательно дополнить прописать основание передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также сведения о передающей и получающей сторонах. Для заверения описи надо указать ФИО и должность составителя, проставить его подпись и дату составления.
Как составить опись документов: общие правила
Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:
- самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
- по унифицированным формам.
В любом случае, в описи обязательно нужно указать:
- данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
- дату оформления описи;
- список передаваемых документов;
- полное название каждого отдельного документа;
- количество экземпляров и страниц каждого документа;
- пометку о копии или оригинале для каждого документа;
- срок их хранения;
- общее количество листов.
Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.
Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:
- Ответственный работник архива оформляет опись.
- Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
- Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
- После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.
Как правильно вести реестр?
Ниже обозначены основные условия успешного ведения реестра.
- Перед тем, как вписать какую- либо бумагу в реестр, следует тщательно проверить образец.
- Каждая бумага должна быть пронумерована.
- В реестре должна присутствовать информация о каждом составителе документов.
Составляющие реестра подлежать периодической кропотливой проверке. При этом, успешно проведённая проверка нумеруется.
При обнаружении ошибок в реестре, образцы документов перепроверяются после устранения ошибок. Так же не стоит забывать о правилах, которые приведены ниже.
- Проверяющих вправе назначать исключительно руководитель.
- Проверяющие отвечают за сохранность каждого образца документации.
- Бумагам, которые внесены в реестр, должна обеспечиваться полная безопасность.
- Документы, которые внесены в реестр, могут быть выданы исключительно по распоряжению руководителя, и на определённый промежуток времени.
Споры о передаче документов
1. Споры о передаче документов
1.1. Акт приёма-передачи документа, подписанный обеими сторонами без разногласий, не может автоматически подтверждать, что переданный документ был надлежащим образом оформлен.
Определение СК ЭС ВС РФ от 05.10.2017 № 309-ЭС17-6308:
«Суды ошибочно отождествили доказательства передачи обществу «Аверс» документа, поименованного векселем, со свидетельствами действительности вексельного обязательства (соблюдения требований к форме и реквизитам) и свидетельствами наличия у общества «КОМП» прав из векселя (проставления на векселе непрерывного ряда индоссаментов), а также передачи этих прав обществу «Аверс» в установленном законодательством порядке.
Факт передачи документа, действительно, допустимо подтверждать соответствующим актом. Однако наличие такого акта само по себе не указывает ни на отсутствие у переданного векселя дефекта формы, ни на наличие непрерывного ряда передаточных надписей. В качестве средства доказывания в этой части могла быть использована копия векселя, воспроизводящая оригинал с индоссаментами и другими отметками, содержащимися на документе».
Определение СК ЭС ВС РФ от 23.11.2017 № 305-ЭС17-10308:
«В подтверждение требования продавец представил только договор, реестр передачи векселей, а также сослался на факт дальнейшего использования векселя должником в своей коммерческой деятельности.
Как правильно составить
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
- Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
- Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
- Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
- Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
- Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
- Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
- Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
Как правильно заполнять бланк формы 107
Чтобы опись была на руках у отправителя и получателя, естественно, ее необходимо заполнять в двух экземплярах. Оба они должны быть заверены штампами почтового отделения. Один из документов вкладывается в посылку, что позволит получателю без проблем сверить сохранность всех предметов.
В том случае, когда какая-либо графа остается незаполненной, нельзя оставлять ее пустой. Здесь необходимо ставить прочерки, чтобы посторонний человек не смог вписать что-нибудь без вашего ведома. В некоторых ситуациях наоборот, информации бывает настолько много, что вся она не вмещается в один бланк. Здесь разрешено продолжать вносить данные во вторую форму. Однако необходимо ставить пометки: «Лист 1» и «Лист 2». Парные формы также должны иметь по две копии. Таким образом, заполненными должны быть четыре бланка.
Если при заполнении вы допустите ошибку, нет смысла ее исправлять. Такой документ будет считаться недействительным. Придется писать информацию на новом бланке.
Обязательные пункты описи вложения:
- порядковый номер документов;
- количество вещей в посылке;
- наименование;
- цена каждой пересылаемой вещи;
- общая цена посылки в рублях;
- общее количество;
- данные отправителя;
- подпись.
Обратитесь к работнику отделения, который выполнит определенные действия:
- Сравнит идентичность данных в экземплярах;
- Ознакомится с отправляемыми предметами и списком описи;
- Убедится, что ценность посылки соответствует сумме вложенных предметов;
- На всех копиях заполненного бланка проставляется оттиск и подпись;
- Одна копия документа упаковывается в посылку, вторую отправитель получает на руки.
После этого, на конверте указывается надпись, свидетельствующая о том, что ценность этого письма официально зафиксирована. Именно такая сумма будет возмещена в случае утраты отправления.
Для чего составляется опись документов
Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Чем полезна опись документов отправителю:
- подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
- конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
- позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
- подтверждает, что документы получены и приняты;
- упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
- помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
- становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).
Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.
Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.
Подготовка передачи документов сторонним организациям
Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки. Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов. Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.
Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя. Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка. Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Что такое опись и для чего она нужна?
Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.
Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.
Как составляется опись в 2023 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.
Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.
Опись документов для налоговой
Данная опись составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в нём документам.
Налоговая служба вправе потребовать у налогоплательщика определённый пакет документов с целью мониторинга начисления им налоговой базы. Обычно требуются документы за какой-либо период времени, о чём обязательно указывается в запросе.
Опись для налоговой составляется на стандартном листе или на фирменном бланке налогоплательщика. В левом углу фиксируется дата составления описи и её регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.
В основном тексте следует указать номер и дату запроса, присланного налоговой службой. Напротив каждого перечисляемого документа указывается количество листов и экземпляров, делается отметка о том, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.
После передачи документов у сотрудника налоговой службы стоит попросить расписку, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредоставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф (п.1 ст. 126 НК РФ).
Опись передаваемых документов образец бланк
Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.
Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.
Среди них можно выделить
- договора с контрагентами;
- платежные документы;
- формы бухгалтерского учета;
- кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.
Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго.
В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.
Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.
- В каких случаях производится передача документов
- Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
- Причины могут быть следующие
- отмеченная выше передача на хранение в архив;
- передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
- предоставление клиентам или контрагентам.
Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.
Какие сведения указываются в описи
Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования.
Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить.
В описи следует отразить
- дату подготовки документа;
- наименование бумаги и место, где она была составлена;
- перечень документов, которые подлежат передаче;
- тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;
- направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана
- причину передачи бумаг
- документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.
Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.
Ниже расположен типовой образец и бланк описи передаваемых документов, вариант которого можно скачать бесплатно.
Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Бланк должен включать в себя следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.
Как правильно составить
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
- Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
- Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
- Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
- Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
- Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
- Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
- Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.