Как заполнить справку 6-НДФЛ: инструкция по оформлению в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить справку 6-НДФЛ: инструкция по оформлению в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».

Изменения в 6-НДФЛ — 2021

Начиная с 2021 года расчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме.

Главное новшество — объединение в один отчет расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ. Помимо этого, в форму были внесены и другие изменения, влияющие на порядок ее заполнения:

• разделы 1 и 2 поменяли местами: в разделе 1 отражается информация о сроках перечисления и сумме налога, а в разделе 2 — обобщенная информация о суммах начисленного дохода и удержанного налога;
• исключили строки, в которых указывали даты получения дохода и удержания налога;
• добавили поле, в котором нужно отражать КБК (стр. 010 раздела 1 и стр. 105 раздела 2);
• отдельно выделили в разделе 2 доходы по трудовым договорам и ГПД;
• в справке о доходах исключили информацию о налоговом агенте, т.к. она отражается на титульном листе формы, и признак справки.

При сдаче расчета за 2021 год необходимо учесть новые изменения.

Внесенные поправки носят не только технический характер (изменение штрихкодов, добавление КБК в справку к расчету), но и меняют форму и порядок ее заполнения.

Рассмотрим наиболее значимые изменения:

• для ИП и глав КФХ ввели новые коды отчетных периодов («83», «84», «85» и «86»);
• уточнили принцип отражения доходов: в разделе 2 должны отражаться суммы не только начисленного, но и фактически полученного дохода;
• добавили строки для сведений о высококвалифицированных специалистах (строки 115, 121 и 142 в разделе 2);
• добавили сведения в раздел 2 и справку о доходах для налога на прибыль, который нужно зачесть при расчете НДФЛ с доходов от долевого участия;
• скорректировали некоторые коды доходов и вычетов в справке к расчету.

Общая информация о расчёте

Форма 6-НДФЛ подаётся всеми, кто в отчётном периоде производил выплаты работникам. Имеются в виду не только сотрудники, нанятые в штат, но и исполнители, с которыми заключены гражданские договоры. То есть все те лица, по отношению к которым наниматель выполняет роль налогового агента по НДФЛ.

Таким образом, сдать расчёт должны все организации, а также индивидуальные предприниматели-работодатели. Если ИП работает один, представлять 6-НДФЛ он не должен.

В расчёт включаются доходы, облагаемые НДФЛ. Если сумма не подлежит обложению (например, подарок работнику в пределах 4 тыс. рублей), то отражать её в составе общей суммы доходов не нужно. Кроме того, в отчётность не включают выплаты физлицам, если они платят НДФЛ самостоятельно.

Разберёмся, когда сдавать форму за периоды текущего года.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта

Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).

Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.

Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:

• Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».

Материальная помощь в 6-НДФЛ

Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.

Материальную помощь, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов, ниже которых она не облагается налогом), нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.

Также отражайте в расчете 6-НДФЛ материальную помощь, выплаченную свыше необлагаемого размера, если он установлен Налоговым кодексом РФ (например, 50 000 руб.). Материальную помощь, выплаченную в пределах необлагаемого размера, мы рекомендуем отражать в 6-НДФЛ, поскольку ее можно выплатить несколько раз за год и в итоге превысить лимит.

Материальную помощь в размере до 4 000 руб. в расчете 6-НДФЛ также целесообразно отражать по указанной причине. Если вы выплатите ее несколько раз за год и тем самым в одном из периодов будет превышен необлагаемый размер, вся выплаченная помощь (как в пределах лимита, так и сверх него) должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ с учетом вычета в размере 4 000 руб. за год.

Помощь, которая полностью не облагается НДФЛ (т.е. без установления нормативов, сверх которых она облагается налогом), в форму 6-НДФЛ включать не нужно. Например, не нужно отражать материальную помощь в связи со смертью работника или члена его семьи.

В разд. 1 расчета 6-НДФЛ налог с материальной помощи отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразите его следующим образом:

• в поле 020 включите удержанный с материальной помощи НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
• в поле 021 укажите срок перечисления налога;
• в поле 022 отразите НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

При необходимости заполните другие поля разд. 1.

В разд. 2 расчета сведения о материальной помощи отразите в составе обобщенных показателей следующим образом:

• общую сумму начисленной и выплаченной материальной помощи включите в показатель поля 110;
• необлагаемую часть материальной помощи (сумму вычета) согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика включите в показатель поля 130;
• исчисленный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 140;
• удержанный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 160.

Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ

Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.

Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

В разд. 1 нужно отразить:

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
• в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
• в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.

В разд. 2 нужно отразить:

• в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
• в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
• в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.

Шаг 1. Заполняем титульный лист

На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода. На титульном листе расчета указывают:

• ИНН и КПП организации;
• номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000. Если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется, и в этом окне указывается код 001, 002 и т. п.;
• расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1-й квартал, 31 — 2-й квартал, 33 — 3-й квартал, 34 — год) и отчетный год;
• код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением);
• графа «По месту нахождения» отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) к территориальной инспекции;
• в поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное);
• код муниципального образования ОКТМО;
• номер телефона для связи;
• ФИО руководителя организации или ИП.

РАЗДЕЛ 2. «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ».

В Разделе 2 укажите обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Раздел 2 заполняйте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для каждой налоговой ставки и КБК заполните отдельный раздел 2.

Поле 100 «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, облагаемых по ставке». Здесь указывается налоговая ставка, по которой исчислили налог

Поле 105 «Код бюджетной классификации». Тут указывается КБК, на который перечисляется налог. Необходимые в данных случаях КБК приведены в таблице:

	КБК обязательный платеж	пени	штраф
НДФЛ по доходам, у которых до 5 млн. руб. ставка 13 процентов, свыше 5 млн. – ставка 15 процентов: – по доходам не больше 5 млн. руб.	182 1 01 02010 01 1000 110	182 1 01 02010 01 2100 110	182 1 01 02010 01 3000 110
– с доходов сверх 5 млн руб. (с превышения)	182 1 01 02080 01 1000 110	182 1 01 02080 01 2100 110	182 1 01 02080 01 3000 110
НДФЛ по остальным доходам, в том числе доходам нерезидентов со ставкой НДФЛ 30 процентов (доходы в пределах и сверх 5 млн руб.)	182 1 01 02010 01 1000 110	182 1 01 02010 01 2100 110	182 1 01 02010 01 3000 110

Период представления (код) в 6–НДФЛ

Приложению 1 к Порядку, утвержденному приказом от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ выделяет коды, которые необходимо проставлять на титульном листе формы:

Код	Наименование
21	1 квартал
31	полугодие
33	девять месяцев
34	год
51	1 квартал при реорганизации (ликвидации) организации
52	полугодие при реорганизации (ликвидации) организации
53	9 месяцев при реорганизации (ликвидации) организации
90	год при реорганизации (ликвидации) организации

Первая группа кодов, начинающихся с цифр 2-3 применяются действующими налоговыми агентами, а вторая группа реорганизованными или ликвидированными или находящиеся в этих процессах.

Налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) платят как граждане России, так и иностранцы, которые постоянно проживают на территории РФ. На сегодняшний день шкала ставок НДФЛ варьируется от 9 до 35% и зависит от ряда факторов.

Расчет 6-НДФЛ впервые начали сдавать с 1 квартала 2021 года, и он формируется по всему учреждению — на всю сумму перечисленного платежа. Бланк на 2021 год и правила заполнения 6-НДФЛ для чайников представлены в приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/.

Форму готовят все налоговые агенты — юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплаты физическим лицам и отчисляют в бюджет НДФЛ. Расчет предоставляется в налоговую инспекцию по месту учета или местонахождению и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.

Формат сдачи напрямую зависит от численности персонала. Если численность физических лиц, получивших вознаграждения в налоговом периоде, не превышает 10 человек, то форму КНД 1151099 допустимо предоставить на бумажном носителе (лично или ценным письмом с описью вложения). Во всех остальных случаях расчет предоставляется только в электронном виде через интернет, посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте Налоговой службы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет сдают в налоговый орган ежеквартально, не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). За год — не позднее 1 марта следующего года. Вот срок сдачи отчетности 6-НДФЛ в 2021 году:

• за 1 квартал — до 30.04.2021;
• за полугодие — до 02.08.2021 (перенос из-за выходных);
• за 9 месяцев — до 01.11.2021;
• за 2021 г. — до 01.03.2022.

Заполнение первой части расчета

Заполнение первой части отчетности выполняется нарастающим итогом с начала года исходя из сведений регистров. Если при расчете доходов применены две, три ставки НДФЛ, блок полей 10-50 формируется для каждой из них.

Сведения указывают следующим образом по строке – суммой, без разбивки по физ. лицам. Алгоритм заполнения следующий:

• 10 – ставка налога, где подоходный налог в отчетном периоде уже рассчитан;
• 20 – получение дохода работниками – начисленный доход по ставке из поля 10, указывается в рублях и копейках;
• 25 – сумма дивидендов, начисленных за это время;
• 30 – вычеты, использованные физ. лицами за это время;
• 40 – НДФЛ с копейками, исчисленный налог с прибыли из поля 20;
• 45 – НДФЛ с дивидендов, эта сумма также включается и в поле 40;
• 50 – поле заполняется, если в компании трудится иностранец.

Блок полей 60-90 формируют только на 1 странице отчета:

• 60 – количество работников, которым начислена прибыль в отчетном периоде. Если работник увольнялся с работы в отчетном году и принят вновь до конца года, то считается как один человек;
• 70 – удержанный налоговым агентом НДФЛ ;
• 80 – ячейка заполняется только в том случае, если не представляется возможным удержать подоходный налог;
• 90 – при возврате подоходного налога сотруднику сумма указывается в этой ячейке.

Как заполнять раздел 1

В разделе 1 декларации 6-НДФЛ отображаются сведения о полученных доходах, налоговых вычетах и начисленный по ним подоходный налог общим итогом за 1 квартал, 6, 9 и 12 месяцев (согласно положениям статьи 230 НК РФ).

Если в отчетном периоде предприниматель перечислял своим работникам выплаты, облагаемые по различным ставкам подоходного налога, то в строках 010-050 должна быть указана информация по каждой из ставок. Блок «Итого по статьям» при этом заполняется лишь 1 раз — на первой странице отчета.

Особенности заполнения:

• В строке 020 должны быть указаны сведения об общей сумме доходов работника за весь отчетный период до вычета налога. Учитываются выплаты по заработной плате, отпускным, больничным и другие, с которых должен быть удержан подоходный налог.
• В строке 030 указывается вся сумма удержанных налогов по итогам строки 020, в том числе имущественных и социальных.
• В строке 040 отражается сумма исчисленного подоходного налога с тех доходов, которые были отражены в статье 020.
• Если имели место выплаты дивидендов, данные о них вносятся в строки 025 и 045.
• Строка 050 заполняется в том случае, если работник — иностранный гражданин с патентом.
• В строку 060 вносятся данные о численности работников, данные о которых отражены в декларации 6-НДФЛ.
• В строке 070 следует указать общую сумму подоходного налога, удержанного с начала года, при этом она может быть не равна той, которая указана в строке 040.
• В строке 080 отражаются данные о НДФЛ, который налоговый агент не сможет удержать до окончания отчетного года.
• Строка 090 заполняется в том случае, если за отчетный период налоговый агент возвращал работникам вычет по налогам.

Организационные нарушения

К так называемым организационным нарушениям отнесены такие нарушения, как несоблюдение сроков представления формы 6‑НДФЛ, способа представления, представление расчета в случае наличия обособленного подразделения не по его месту нахождения и др.

Нарушение срока представления формы 6‑НДФЛ. Как показывает практика, нарушение сроков представления отчетности все еще случается. Напомним, что расчет по форме 6‑НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев представляется в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За нарушение сроков представления формы 6‑НДФЛ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц начиная со дня, установленного для представления расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Кроме этого, в случае непредставления расчета по форме 6‑НДФЛ в течение десяти дней по истечении установленного срока представления такого расчета руководителем (заместителем руководителя) налогового органа принимается решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Представление формы 6‑НДФЛ на бумажном носителе вместо электронного. Налоговый агент при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде более 25 человек, обязан представить в налоговый орган расчет по форме 6‑НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это правило распространяется и на обособленные подразделения. В случае нарушения данного порядка налоговый агент заплатит штраф – 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчетах и уплаты НДФЛ влекут появление необоснованной переплаты и недоимки (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если при заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент должен представить в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6‑НДФЛ:

– уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;

– первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Такие разъяснения даны и в Письме ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@.

Представление формы 6‑НДФЛ обособленными подразделениями организации не по месту их нахождения. Расчет по форме 6‑НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, состоящему на учете, включая те случаи, когда обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании. В случае заполнения формы расчета организацией, имеющей обособленные подразделения, по строке «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Представление организацией (обособленным подразделением) формы после смены места нахождения по старому месту. Нередко организации (обособленные подразделения), сменившие место нахождения, продолжают представлять форму 6‑НДФЛ по прежнему месту. Это неверно.

После постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) налоговый агент представляет в налоговый орган по новому месту нахождения расчеты по форме 6‑НДФЛ, а именно:

– расчет по форме 6‑НДФЛ – за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);

– расчет по форме 6‑НДФЛ – за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в расчете указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) (Письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Когда нужно сдать 6-НДФЛ за 2021 год: срок

Расчет по форме 6-НДФЛ сдают в ИФНС по итогам каждого квартала. Срок сдачи – не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом. Так, к примеру, 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года требовалось сдать не позднее 31 октября 2021 года. Однако срок сдачи годовой отчетности по НДФЛ иной. Годовой расчет 6-НДФЛ по итогам 2021 года, по общему правилу, нужно сдавать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство предусматривает, что если крайний срок подачи расчета 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отчетность можно сдать в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). 1 апреля 2021 года – это воскресенье. Поэтому годовой расчет 6-НДФЛ за 2021 год нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее 2 апреля 2021 года (это рабочий понедельник).

Правила заполнения отчетности

При заполнении отчета нужно соблюдать некоторые правила:

• Суммы налога всегда указываются только целыми числами, без копеек. Если налог имеет дробную часть больше 50 копеек, то происходит увеличение на 1 рубль, если меньше — отбрасывается.
• Доходы и расходы, которые были получены в валюте, указываются на основании определенного Центробанком курса на даты получения и расходования;
• Если допущена ошибка, то применять средство типа «Штрих» либо аналогичные для ее исправления нельзя. Нужно этот лист заполнить еще раз;
• Распечатка отчета производится только на одной стороне листа. Двухсторонняя распечатка не допускается;
• Если отчет скрепляется степлером, то это нужно сделать аккуратно в самом углу документа, без порчи листов.
• Если в графу записывается цифровое значение, то вносить цифры нужно начиная с самой левой клетки. Все оставшиеся пустыми нужно в конце прочеркнуть;
• Если заполнение отчета производится от руки на чистом бланке, то делать это необходимо ручкой с черными, фиолетовыми либо синими чернилами.

Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.

Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.

С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.

Похожие записи:

• Налог с продажи квартиры-2023: кому и как его платить в следующем году?
• Индексация пенсий в 2023 году: Кому ждать прибавку
• На скольки сотках земли можно строить дом по закону 2021