Все о проверках ФСС: кого, как и когда проверяют?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о проверках ФСС: кого, как и когда проверяют?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закона от №212-ФЗ) контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование осуществляет Пенсионный фонд. Первоначально Правлением ПФР (Распоряжение от 11.05.2010 № 127р) были утверждены Временные методические указания по организации проведения выездных проверок. Однако этот документ во многом повторял положения названного закона и не давал четкого представления об основных аспектах, подлежащих проверке и описанию в акте выездной проверки. В связи с этим для установления единообразной правоприменительной практики по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 №34р были утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации). Ранее действовавший документ, регулирующий порядок проверок, признан утратившим силу.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотруднику вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Проведение повторных проверок

Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:

• Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
• Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.

Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.

Права инспекторов Фонда при проверках

В ходе мероприятия контроля ревизоры Фонда имеют право затребовать документы, подтверждающие данные, указанные в отчетности. Производится контроль точности начисления взносов и обоснованности произведения расходов. Проверке выездного контроля подлежат только документы, имеющие отношение к отчислениям и затратам социального характера по страховым случаям.

В дополнение к первичным документам учета представляются итоговые формы – своды, регистры, отчеты. Перечень документов не установлен законодательством и определяется внутренними документами Фондов. Запросы проверяющих на предоставление документов могут производиться до составления справки об окончании проверки.

Рассмотрим пример проверки ТО ФСС предприятия ООО «Рассвет». В процессе контроля кассовых документов ревизор ФСС определил большое число выдач подотчетных сумм. По данным оборотной ведомости счета 71 был выявлен большой остаток сумм, не закрытых авансовым отчетом. При проверке РКО обнаружились суммы, выданные лицам, не относящимся к списку подотчетных лиц, срок выдачи которых значительно превысил месячный срок и попал в проверяемый период. Полученные данные позволили ревизору обозначить суммы как доход работников, включить в налогооблагаемую базу, начислить налог, пени и наложить штраф.

За что предпринимателя может оштрафовать ФСС?

Возможные нарушения и санкции прописаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В частности, работодателя могут наказать, если:

Компания вовремя не отправила форму 4-ФСС: документ сдают 4 раза в год – в апреле, июле, октябре и январе, до 20 числа этих месяцев (в бумажном виде, для электронной отчетности — до 25 числа). За нарушение сроков начисляют штраф – 5% от суммы страховых платежей за каждый месяц просрочки. При этом минимальный размер штрафа составляет 1000 р., а максимальный – 30% от взносов на травматизм.

Нарушены сроки перечисления взносов на НС и ПЗ – платеж нужно провести до 15 числа следующего за отчетным месяца. За неуплату или неполную уплату штраф составит 20% от суммы долга, а если удастся доказать умышленный характер задержки – то размер штрафа возрастет до 40%. Плюс придется оплатить набежавшие пени – по 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Если же размер долга составляет более 1,8 млн р., то «подключается» уголовная ответственность (ст. 199.3 УК РФ) со штрафами до 300 тыс. р., принудительными работами или арестом на срок 1 год.

Представлен отчет в бумажном виде – если отчет включает в себя сведения о 25 или более сотрудниках, то ФСС примет только электронный вариант. За бумажную версию придется оплатить штраф в 200 р. Впрочем, оплата штрафа не освобождает от обязанностей по отправке электронной отчетности.

Не представлены документы – штраф 200 р. за каждый экземпляр, необходимый для контроля за правильностью начисления взносов.

Нарушили сроки регистрации в ФСС для ИП: предприниматель обязан зарегистрироваться в течение 30 дней с момента найма первого сотрудника, то есть с даты заключения трудового или ГПХ договора. За нарушение сроков придется выплатить штраф в размере 5 тыс. р. Если просрочка составляет 90 дней и более, то сумма наказания возрастает до 10 тыс. р.

Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС. Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим в данной статье.

Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, по данным статьенных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов.

Существует два вида проверок, осуществляемых фондами:

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

Таблица 1. Перечень документов, которые потребуют сотрудники ПФР и ФСС РФ

 N 
п/п

 Документ 

 Комментарий 

 1 

 2 

 3 

 Общие организационные документы 

 1 

Учредительные документы (устав 
и (или) учредительный договор) 

Ревизоры сверят название компании, 
ее адрес, льготные виды 
деятельности, порядок выплаты 
дивидендов 

 2 

Приказы об утверждении учетной 
и (или) кредитной политики, 
действующей в проверяемом периоде

В учетной политике ревизоры 
ознакомятся со списком документов, 
которые ведет компания 

 3 

Лицензии, действовавшие 
в проверяемом периоде 

Они служат в том числе для 
понимания того, вправе ли компании 
применять пониженные тарифы 
страховых взносов 

 Бухгалтерские документы 

 4 

Регистры бухгалтерского учета 
(в том числе главная книга, 
журналы учета хозяйственных 
операций, журналы-ордера, 
ведомости, аналитические 
карточки, своды по зарплате, 
книги учета доходов и расходов 
и хозяйственных операций 
за проверяемый период). 
Регистры налогового учета 

В запрошенных документах ревизоры 
будут стараться найти ошибки 
и нестыковки 

 5 

Первичные документы 
бухгалтерского учета 

Подтверждают факты осуществления 
плательщиком хозяйственной 
деятельности 

 6 

Банковские и кассовые документы 
(выписки, поручения, ордера, 
кассовая книга, журнал кассира- 
операциониста, отчеты кассира) 

Подтверждают оплату начисленных 
взносов и выплат 

 7 

Документы по подотчетным суммам 
(авансовые отчеты и прилагаемые 
к ним документы, командировочные 
удостоверения, билеты, счета 
гостиниц, чеки ККТ, квитанции) 

Проверяющие будут смотреть, 
отчитался ли работник обо всех 
суммах 

 Статотчетность 

 8 

Сведения о численности, зарплате,
движении работников по форме 
N П-4 "Сведения о численности, 
заработной плате и движении 
работников" и N П-4 (НЗ)
"Сведения о неполной занятости 
и движении работников", которые 
утверждены приказами Росстата 
России 

Это общие сведения, которые 
необходимы для проверки числа 
персонала. От численности также 
зависит порядок представления 
отчетности (в бумажном или 
электронном виде) 

 Кадровые документы на работников 

 9 

Трудовые и коллективные договоры 

Проверке подвергнутся даты приема 
сотрудников на работу, размер 
оклада 

 10

Трудовые книжки 

Данные документы проверяющие 
из Пенсионного фонда РФ и ФСС РФ 
истребуют, чтобы сопоставить даты 
приема на работу, увольнения, 
перевода, найти записи о поощрениях
и т.д. 

 11

Кадровые первичные документы: 
- приказ о приеме на работу 
(форма N Т-1); 
- личная карточка (форма N Т-2); 
- штатное расписание (форма 
N Т-3); 
- приказ о переводе (формы 
N N Т-5 и Т-5а); 
- приказ об отпуске (формы 
N N Т-6 и Т-6а); 
- приказ о расторжении трудового 
договора (формы N N Т-8 и Т-8а); 
- приказ о поощрении (форма 
N Т-11); 
- табель (формы N N Т-12 и Т-13);
- расчетно-платежная ведомость 
(форма N Т-49)

Кадровые документы нужны, чтобы 
проверить дату приема на работу, 
увольнения, выплату премий, дату 
выплаты зарплаты 

 Индивидуальные карточки 

 12

Карточки по учету начисленных 
вознаграждений 

Страхователи обязаны вести учет 
всех начислений в пользу работников
и других физических лиц (ч. 6
ст. 15 Закона N 212-ФЗ). 
Рекомендованная форма приведена 
в Письме ПФР от 26.01.2010 
N АД-30-24/691, ФСС РФ 
от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П. 
О заполнении данной карточки можно 
прочитать в статье "Отчитываемся 
по страховым взносам" ("Зарплата", 
2010, N 3) 

 13

Налоговая карточка по учету НДФЛ 

С 2011 г. форму налоговой 
карточки компания разрабатывает 
самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ)

 Договоры ДМС 

 14

Договоры ДМС. 
Список застрахованных сотрудников

Выплаты в рамках ДМС не облагают 
взносами при условии, что договор 
заключен на срок не менее года 
(п. 5 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). 
Ревизоры проверят срок договора 

 Документы о подрядчиках 

 15

Список внештатных работников. 
Список исполнителей 
по гражданско-правовым договорам 

В законодательстве нет требования 
вести подобные списки. Однако если 
есть такая возможность, лучше их 
подготовить 

 16

Акты приема-сдачи выполненных 
работ (оказанных услуг) 

Документы запросят по гражданско- 
правовым договорам 

Таблица 2. Перечень документов, которые потребуют сотрудники ФСС РФ (в дополнение к документам, приведенным в табл. 1)

 N 
п/п

 Документ 

 Комментарий 

 1 

 2 

 3 

 1 

Организационно-распорядительные 
документы, определяющие систему 
оплаты труда и формы 
материального поощрения 
(положения, инструкции, 
постановления, приказы, решения 
работодателя, регулирующие 
систему оплаты труда) 

Ревизоры проанализируют 
правильность оформления документов 
и наличие выплат, которые в них не 
указаны 

 2 

Больничный лист, расчет самого 
пособия 

Основные ошибки при заполнении 
больничных листов указаны в п. 60
Методических рекомендаций 
о проверках ФСС РФ 

 3 

Медицинские справки, выданные 
лечащим врачом, для назначения 
единовременного пособия женщинам,
вставшим на учет в медицинских 
учреждениях в ранние сроки 
беременности 

При отсутствии данных справок 
начислять пособие нельзя 

 4 

Заявление о выплате пособия, 
справка о рождении ребенка, 
справка с места работы другого 
родителя о том, что ему такое 
пособие не выплачивалось, выписка
из решения об установлении над 
ребенком опеки (для лиц, 
заменяющих родителей) 

Документы  необходимы для 
начисления единовременного пособия 
при рождении ребенка 

 5 

Заявление о предоставлении 
отпуска по беременности и родам, 
листок нетрудоспособности 

Документы  необходимы для 
начисления пособия по беременности 
и родам 

 6 

Заявление о предоставлении 
отпуска по уходу за ребенком 
и выплате пособия, приказ 
о предоставлении отпуска, копия 
свидетельства о рождении ребенка,
справка с места работы другого 
супруга о том, что он 
не использует отпуск по уходу 
за ребенком и пособие не получает

Документы  необходимы для 
начисления ежемесячного пособия 
по уходу за ребенком 

 7 

Заявление о предоставлении 
дополнительных выходных дней для 
ухода за ребенком-инвалидом, 
справка из органов соцзащиты об 
инвалидности ребенка с указанием,
что ребенок не находится на 
гособеспечении, расчет пособия, 
копия приказа о предоставлении 
дополнительных выходных дней для 
ухода за ребенком-инвалидом, 
справка с места работы другого 
родителя о том, что на момент 
обращения дополнительно 
оплачиваемые выходные дни в этом 
же календарном месяце им не 
использованы 

Оплата дополнительных выходных 
дней для ухода за детьми-инвалидами

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

• получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
• форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
• наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
• непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Ревизоры могут нагрянуть внезапно

Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Внепланово выездные проверки ФСС проводит, если:

1. организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

2. страхователь обратился за выделением средств;

3. сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия.

Что касается п. 2, то ФСС заинтересуются компанией только в том случае, если сумма возмещения превышает уплаченные взносы за несколько лет или компания хочет получить деньги через пару месяцев после своей регистрации.

Внепланово выездные проверки ПФР проводит только при ликвидации или реорганизации организации.

P.S. В ближайших публикациях мы подробно разберем спорные ситуации, которые возникают на камеральных проверках ФСС и ПФР. Их достаточно много, и, как показывает наша практика, приносят они хлопот не меньше, чем выездные ревизии.

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:

Проведение повторных проверок

Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:

• Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
• Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.

Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.

Какие документы будут затребованы при проверке?

Примерный перечень документов, на основании которых можно проверить достоверность индивидуальных сведений о стаже работы и доходах застрахованных, приведен в Приложении 1 к Методическим рекомендациям № 11п. Некоторые из перечисленных документов:

• учредительные документы;

• штатное расписание организации, список самостоятельно занятых работников, список сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам, объектом которых является выполнение работ и оказание услуг;

• списки сотрудников, которые выходят на пенсию в этом году и в следующие два года;

• расчет, расчет и оплата, начисление заработной платы;

• лицевые счета сотрудников;

• приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т д.);

• трудовые книжки сотрудников;

• посещаемости лист;

• документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.

Примечание: Поскольку проверка информации о стаже работы и заработке производится за два полных календарных года, предшествующих проверке, необходимо подготовить документы и этот период (см. Пункт 7 Методических рекомендаций № 11р).

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ при обнаружении в представленных страхователем данных ошибок и (или) несоответствий сведениям, имеющимся у ПФР, специалисты фонда направляют уведомление об устранении их в течение пяти рабочих дней.

Уведомление вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма.

При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Виды выездных проверок пфр

Помимо камеральных проверок Пенсионный фонд проводит и выездные проверки работодателей (ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, Методические рекомендации, утв. распоряжением Правления Пенсионного фонда от 03.02.2021 № 345р).

Цель таких проверок — проконтролировать, правильно и рассчитаны и уплачены пенсионные взносы и взносы на обязательное медицинское страхование.

Выездные проверки бывают плановыми и внеплановыми. Плановые проверки проводятся по утвержденному графику совместно с территориальным отделением ФСС.

Внеплановые проверки ПФР проводят только в определенных случаях, например, при ликвидации компании (письмо Минздравсоцразвития России от 22.02.2021 №19-5/10/2-1748). Такие проверки могут проходить и без участия ФСС России (ч. 5 ст. 33 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Как проходит выездная проверка

В ходе выездной проверки работники ПФР могут проверить период не больше трех лет, которые предшествуют году, когда было принято решение о проверки (ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В общем случае выездная проверка проходит в помещении организации. Но если плательщик не может предоставить помещение для проверяющих, то выездную проверку проводят на территории отделения ПФР (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Кроме того, компании передадут требование о представлении документов. Так, ОПФР может потребовать у компании копии документов, на основании которых исчислены и уплачены взносы, и документы, которые подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч. 1 ст.

Документы нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования (ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Запрашивать документы, которые не относятся к предмету проводимой проверки, ПФР не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 05.05.2021 №120р).

Похожие записи:

• Защита по ст. 315 УК РФ Неисполнение решения суда
• Налог с продажи машины в 2023 году в собственности менее 3 лет
• У ребенка понос с кровью и слизью