Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».
Инвентаризация материальных запасов.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.
Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.
В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.
Отдельно следует провести проверку материальных запасов:
-
находящихся в пути;
-
отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;
-
находящихся на складах других организаций.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостачи имущества, факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете записей по результатам инвентаризации являются оформленные должным образом ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
В случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты.
Оформление документов по инвентаризации объектов ОС
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).
В инвентаризационной описи отражается следующая информация:
|
Графа |
Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств |
|
1 |
Порядковый номер |
|
2 |
Наименование объекта |
|
3 |
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация) |
|
4 |
Единица измерения |
|
5 |
Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; |
|
6 |
Фактическое наличие (состояние) количества объектов |
|
7 |
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6) |
|
8 |
Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)* |
|
9 |
Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация») |
|
10* |
Номер (код) счета бухгалтерского учета |
|
11* |
Количество объектов по данным бухгалтерского учета |
|
12* |
Балансовая стоимость объекта |
|
13 |
Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета |
|
14 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
15 |
Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета |
|
16 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5) |
|
17 |
Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами |
|
18 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
19 |
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.) |
Оформление приказов по инвентаризации в казенном учреждении
Примерами таких мероприятий могут быть: проведение инвентаризации, контроль за расчетами по оплате труда и госзакупками, сдача отчетности и пр. Третий документ, который следует утвердить, это приказ о соблюдении кассовой дисциплины.
Он связан не с Законом № 402-ФЗ, а с Положением № 373-П. По сравнению с действовавшим ранее Порядком № 40 новый документ носит рамочный характер, и учреждениям необходимо составлять дополнительные локальные акты.
Поэтому учреждению следует подготовить проект локального нормативного акта, которым будет утверждена данная информация. — Что надо учесть при создании первичных учетных документов? Как я уже отмечала, формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но для организаций госсектора устанавливается особый порядок.
Правила осуществления инвентаризации финансовых активов
Порядок осуществления инвентаризации финансовых активов похож на порядок инвентаризации активов и пассивов. Механизм представляет собой проведение таких этапов:
- руководитель бюджетного учреждения издает приказ об инвентаризации, утверждает состав инвентаризационной комиссии. Применяется форма ИНВ-22. В приказе указывается основание для проведения инвентаризации и отдельные обязательства, по которым она осуществляется. В бюджетных учреждениях инвентаризационная комиссия утверждается на постоянной основе, поскольку в них процедура инвентаризации регулярная;
- сведения о приказе указываются в специальном журнале — ИНВ-23;
- оформляются расписки для материально ответственных лиц. Обычно расписки входят в структуру унифицированных инвентаризационных описей;
- на основании документов бухучета заполняются стандартные описи по инвентаризации, отображающие финансовые обязательства, к примеру, сличительные ведомости по документам бухучета (опись по форме 0504083 — задолженность по займам, опись по форме 0504089 — расчеты с покупателями и поставщиками).
Опись по форме 0504083 фиксирует сведения о том, какая есть задолженность у бюджетного учреждения перед контрагентом:
- сумма просроченной задолженности;
- сумма неуплаченных процентов, пеней, штрафов;
- сумма задолженности учреждения в целом;
- суммы подтвержденной и неподтвержденной задолженностей учреждения.
Опись по форме 0504089 фиксирует сведения о взаиморасчетах учреждения с контрагентами:
- информацию о контрагентах учреждения;
- суммы задолженностей, которые подтверждены или не подтверждены документально;
- суммы задолженностей, которые расписаны по статьям оснований;
- сведения о суммах задолженностей учреждения;
- денежные обязательства;
- срок исковой давности.
Когда учреждение является бюджетным или автономным, дополнительно заполняется форма 0503769 по Приказу Минфина № 33н. Она применяется для того, чтобы удостовериться в обоснованности освоения бюджетных средств.
Данный документ представляет собой форму, в которой фиксируются сведения о задолженности:
- просроченная задолженность учреждения;
- кредиторская и дебиторская задолженности учреждения;
- движение кредиторской и дебиторской задолженностей в форме аналитических сведений.
Если в данной форме указаны не предусмотренные контрактом задолженности или их размер больше предусмотренного контрактом, у распорядителя бюджетных средств непременно появятся вопросы к руководителю учреждения.
Кроме указанных форм могут составляться и иные унифицированные документы — акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (ИНВ-17), сведения о проведении инвентаризации (табл. № 6 по Приказу Минфина № 33н).
Форму ИНВ-17 формируют все учреждения, и она представляет собой акт сверки расчетов с контрагентами, составляемый на основании сведений, которые отражаются в описях унифицированных форм. Его основания цель — получить согласие с текущим состоянием задолженности бюджетного учреждения. Кроме того, акт сверки дает возможность:
- получить согласие в отношении наличия и суммы долга от контрагента;
- обнаружить ошибки в учете обязательств.
Как правильно заполнять
Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:
- вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
- в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
- сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).
Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.
Кроме того, необходимо обязательно указывать:
- стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
- код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
- состояние, качество.
Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.
Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.
Как заполнить второй и третий листы
Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.
Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.
Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).
Инструкция по заполнению
Регистр 0504087 необходим для фиксации результатов проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации нефинансовых активов. В конце статьи вы увидите, как выглядит заполненная инвентаризационная опись ф 0504087, пример заполнения для бюджетного учреждения можно скачать бесплатно.
В описи подлежат заполнению следующие разделы:
- вводная часть;
- расписка;
- табличная часть.
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.
После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.
Далее заполняется табличная часть. В обновленном регистре таблица дополнилась новыми графами — 8, 9, 10, 17, 18. На страницах 2 и 3 формы 0504087 заполняются следующие столбцы:
- Указывается номер фонда по порядку.
- Вводится наименование нефинансового актива.
- Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
- Вносится единица измерения.
- В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
- В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
- В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
- В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
- В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18). Суммарная величина определяется следующим образом:
гр. 18 = гр.17 × (гр. 12 / гр. 11).
- В столбце 19 указываются примечания — данные, которые не подпадают под значение предыдущих ячеек таблицы.
В обновленную форму 0504087 добавилась страница № 4, в которой ответственные лица соглашаются с результатами проведенной инвентарной процедуры и приводят свои заключения по итогам проверки. Также на четвертой странице отмечаются причины обнаруженных расхождений.
Срок хранения инвентаризационной описи в бюджетном учреждении составляет не менее пяти лет.
Как заполнить второй и третий листы
Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.
Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.
Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).
Цель и задачи инвентаризации
Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.
В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:
- фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
- сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
- составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
- определение факторов, повлиявших на расхождение информации.
Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.
Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении
Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?
Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.
Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?
Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.
Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?
Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.
Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена — тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?
В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.
В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:
- оценочную стоимость нефинансового актива;
- его целевую функцию;
- его фактическое количество;
- статус объекта;
- соответствие условиям признания объекта активом.
По данным этого документа можно сделать вывод об организационно-технической готовности предприятия и об обесценивании активов (при наличии).
Как заполнить второй и третий листы
Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.
Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.
Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).
Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении
Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?
Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.
Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?
Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.